Quando o assunto é gerenciar os deslocamentos de negócios dos colaboradores de uma empresa, contratar uma agência de viagens corporativas pode ser uma ótima forma de controlar gastos e de oferecer uma experiência tranquila e confortável aos funcionários.
Isso porque as agências de viagens cuidam de todos os trâmites necessários para uma viagem tranquila: reservas de passagens aéreas e hotéis, sistema de reembolso por gastos com alimentação, suporte 24h de consultores especializados no setor turístico, entre outras tantas vantagens.
Se você quer entender tudo o que uma agência de viagens corporativas faz e quais os benefícios em contratar uma para apoiar o seu negócio, continue a leitura. Vamos te contar como esse serviço pode beneficiar muito a experiência dos funcionários que precisam se deslocar em nome da empresa. Confira!
O que são agências de viagens corporativas?
No dia a dia, muitas empresas precisam enviar seus funcionários em viagens corporativas para criar novas oportunidades de negócios, efetuar vendas ou fechar parcerias. Como qualquer deslocamento longo, esse tipo de viagem precisa de um planejamento completo e minucioso.
Nesse sentido, contratar uma agência de viagens corporativas pode ser uma decisão excelente. Isso porque a empresa ficará responsável por organizar toda a estadia dos colaboradores durante a viagem de negócios, buscando sempre otimizar os custos e proporcionar uma experiência satisfatória.
Também conhecidas internacionalmente como travel management companies (TMC), essas companhias ajudam as empresas a evitarem contratempos com questões logísticas e a melhorar a produtividade dos deslocamentos, já que funcionários e gestores poderão focar no real objetivo da viagem.
Serviços oferecidos pelas agências de viagens corporativas
Ao contratar uma agência de viagens corporativas, é importante entender quais são os serviços oferecidos por ela. Afinal, cada empresa é única e possui necessidades específicas quando o assunto é gerenciar viagens de negócios. Confira a seguir os tipos de tarefas oferecidos:
- Controle de reservas de passagens aéreas e hospedagem;
- Adequação do budget de viagens às necessidades dos colaboradores;
- Suporte para resolução de problemas logísticos;
- Geração de relatórios de despesas de viagens corporativas;
- Criação de itinerários de viagem,
- Otimização dos deslocamentos para adequação ao objetivo da empresa.
Por que contratar uma agência de viagens corporativas?
São muitos os benefícios em contratar uma agência para fazer a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Em primeiro lugar, essas companhias prestam serviços estratégicos, auxiliando as organizações na tomada de decisões com base em gastos de viagens anteriores.
Além disso, diferente de uma agência de turismo comum, as empresas especializadas em viagens corporativas contam com suporte 24h para melhor atender os clientes. Um consultor de viagens estará sempre disponível para tirar dúvidas e encontrar soluções seguras e eficientes em caso de problemas.
A tecnologia é outro ponto alto das travel management companies. Essas agências contam com softwares automatizados capazes de gerar relatórios de despesas que ajudam a monitorar custos e orçamentos para viagens de trabalho. O sistema de gestão de viagens corporativas é integrado, tornando o dia a dia mais prático.
Outra grande vantagem em contratar uma agência especializada é que elas possuem contato direto com fornecedores. Por isso, conseguem negociar melhores tarifas, condições de voos e acomodações para os funcionários que estão viajando para representar a empresa.
Contar com o apoio de uma organização também vai te ajudar a estruturar a sua política de viagem corporativa. Tendo acesso a relatórios de gastos e outros materiais estratégicos, os gestores podem tomar decisões mais assertivas quanto às diretrizes de reembolso, o uso do cartão corporativo, entre outras questões.
Já o benefício mais evidente não poderia ficar de fora! Com o trabalho de planejamento de viagens terceirizado, as lideranças têm mais tempo para se dedicar a outras tarefas e não precisam se preocupar em organizar cada detalhe da viagem, já que o funcionário terá acesso às reservas e às outras informações junto à agência.
Como contratar uma agência de viagens corporativas?
Ao iniciar a busca por agências que prestem serviços associados às viagens de trabalho, vale a pena considerar alguns fatores, como reputação da empresa, política sobre uso de dados dos clientes e tecnologia empregada para otimizar os processos.
Pesquise sobre as condições de pagamento e cancelamento oferecidas por diferentes agências para comparar e escolher aquela que mais se adapta à realidade da sua empresa. Além disso, antes de assinar qualquer contrato, tente agendar uma reunião ou demonstração prévia das plataformas oferecidas.
Para finalizar, outro aspecto essencial na hora de contratar os serviços de consultoria de uma empresa do ramo de turismo corporativo é observar as avaliações de usuários ou clientes sobre os serviços prestados.
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