Ao contrário do que muitos pensam, o assistente executivo não é apenas um faz-tudo. O profissional é o braço direito do chefe e tem conhecimento de toda a rotina de trabalho, como as atividades, as pendências e as prioridades. Assim, contribui para resoluções de problemas e melhorias de desempenho.
Devido à importância desse cargo e às novas demandas do mercado, as funções do assistente executivo mudaram ao longo dos anos. Hoje, abrange pontos cruciais do dia a dia dos gestores, como a organização de viagens corporativas. Continue lendo e saiba mais sobre a atuação do profissional nessa área.
Habilidades do assistente executivo
O assistente pessoal executivo precisa de determinadas habilidades para realizar o trabalho de forma ágil, eficiente e assertiva, sobretudo no que diz respeito à organização de viagens.
Isso porque, para cumprir o objetivo, é preciso que o profissional responsável pelo planejamento de viagem tenha um pensamento estratégico, o que vai além da simples execução de uma tarefa.
A logística de se locomover de um lugar até outro, por exemplo, resulta em menos tempo disponível para reuniões, pois, mesmo com a tecnologia, o tempo de voo é perdido. Portanto, cabe ao assistente executivo saber como elaborar um roteiro de viagem funcional.
Para isso, é necessário ter boas habilidades de raciocínio lógico e antecipação. Afinal, fora do ambiente corporativo, existem grandes chances de acontecerem imprevistos. Dessa forma, ter uma mente analítica e criativa é um requisito primordial para ocupar esse cargo em qualquer setor.
Outro ponto que deve ser considerado por esse profissional é o ROI (retorno sobre o investimento). Logo, ele também deve ser capacitado para compreender o planejamento financeiro de viagem e tirar o maior proveito possível dos recursos disponíveis.
Por fim, de forma geral, o assistente executivo deve ser uma pessoa totalmente comprometida, responsável e resiliente, já que um dos maiores desafios dessa profissão é lidar com dificuldades e resolver problemas diariamente.
Funções do assistente executivo no planejamento de viagens
Agora que você já sabe o que faz um assistente executivo e quais são as habilidades necessárias para ocupar esse cargo, confira abaixo as principais funções do profissional acerca do planejamento de viagens.
Pesquisa de hotéis
Para encontrar o melhor hotel, é preciso avaliar, além de localização e conforto, o serviço de Wi-Fi disponível no quarto. Afinal, é fundamental que o chefe tenha acesso à internet para realizar tarefas diárias de trabalho, como entrar em contato com clientes, checar a agenda, enviar e receber documentos, etc.
No entanto, dificilmente um hotel irá dizer que a conexão oferecida é de má qualidade. Portanto, a função do assistente executivo é averiguar essa informação em fontes imparciais, como os próprios hóspedes. Para isso, basta acessar sites, plataformas e redes sociais dos hotéis, nos quais os clientes costumam deixar avaliações.
Preparativos de viagem
Também é dever do profissional cuidar de todos os preparativos da viagem do gestor. Entre algumas das questões que devem ser resolvidas com antecedência, podemos destacar:
- cartões de visita;
- etiquetas de bagagem;
- recomendações de restaurantes;
- informações e contato do cliente local;
- sugestões para passar o tempo no aeroporto.
Se possível, também é válido reservar um tempo para repassar o planejamento com a equipe ou com o próprio chefe. Isso garante que todos os pontos importantes sejam incluídos.
Organização de arquivos off-line
Embora as ferramentas de nuvem estejam cada vez mais populares e presentes na rotina empresarial, há o risco delas ficarem indisponíveis em algum momento, seja por falta de conexão, seja por outro problema.
Por esse motivo, é importante que o assistente executivo faça o download de algumas informações e arquivos essenciais, como o roteiro de viagem, para garantir que o gestor não seja prejudicado. Nesse sentido, algumas alternativas, são:
- PDF: fazer download dos documentos mais importantes e criar uma pasta no computador do chefe permite o acesso off-line com facilidade;
- screenshot: também conhecido como print ou captura de tela, o screenshot das partes mais importantes dos documentos pode ser enviado para o gestor por WhatsApp antes da viagem. Assim, ele fica armazenado na galeria do smartphone.
Controle das preferências
A depender das particularidades de cada destino ou objetivo de viagem, as preferências do gestor podem mudar. Dessa forma, é importante que a comunicação entre o executivo e o assistente seja clara, transparente e constante.
De todo modo, ter anotações sobre os padrões de comportamento do chefe é uma boa alternativa para o assistente executivo, já que nem sempre o gestor terá tempo para responder a algumas questões.
Esse controle pode ser feito de forma bem simples, no bloco de notas do celular ou até mesmo em um documento de ferramentas, como Word e Google Docs. Entre as preferências que devem ser sempre averiguadas, estão:
- restaurantes acessíveis;
- refeições de bordo;
- proximidade com o escritório local ou o cliente;
- número do assento do avião.
Uso de aplicativos de viagens
Por fim, o uso de determinados aplicativos pode ser bastante útil para o assistente executivo, afinal, eles têm diversas funções que facilitam o planejamento, o monitoramento e até mesmo a própria viagem.
Para destinos internacionais, por exemplo, aplicativos de tradução e conversão de moedas facilitam a vida do executivo. Isso também serve para apps com informações sobre o voo e a cidade em questão, que ajudam o assistente executivo a elaborar o roteiro.
Conheça a OpenTrips
Agora, quando o assunto é viagem corporativa, a melhor ferramenta do mercado é a OpenTrips. Por meio dela, o assistente executivo organiza roteiros de forma eficiente e otimizada, o que garante a segurança e o conforto do gestor. Tudo isso sem intermediários e com acompanhamento em tempo real.
Além disso, o uso é intuitivo e não requer treinamento. Então, não perca tempo. Clique aqui e agende agora mesmo uma demonstração para conhecer todas as vantagens que a plataforma oferece!
