Para calcular custo de viagem de negócios de maneira que a empresa consiga se blindar de possíveis transtornos, é essencial focar em um bom planejamento, com etapas que ajudem a pensar em todos os detalhes. Afinal, estamos falando de um investimento que precisa gerar um retorno positivo para a companhia.
A esse planejamento damos o nome de plano de viagem, que deve ser preparado pela equipe de gestão financeira. Confira, a seguir, dicas de como calcular os custos da próxima viagem com mais precisão.
Aprenda como calcular custo de viagem
A primeira dica para calcular custo de viagem é contar com imprevistos durante o período e que muito provavelmente será necessário desembolsar algum valor extra. Por isso, é interessante elaborar um orçamento não tão apertado, mas que não fuja da realidade financeira da empresa. Abaixo, apresentamos mais seis dicas incríveis para você montar o seu plano.
1 – Pesquise sobre o local de destino
Essa dica é perfeita para viagens internacionais a trabalho porque ao pesquisar sobre o país, o gestor vai se informar sobre os valores do câmbio da moeda local. Nem todos os países aceitam dólar ou euro, então, a companhia precisa utilizar outra moeda.
Ao pesquisar a respeito do lugar, ainda, é possível saber como são os custos de vida do destino, como alimentação, hospedagem, etc. Em São Paulo, por exemplo, as refeições costumam ser mais caras que em cidades do norte do Brasil.
2 – Elenque todas as despesas
Ao visualizar todas as despesas de viagem inevitáveis, fica mais fácil ter noção dos custos envolvidos em tal evento. Assim, o mais indicado é montar uma planilha quando for calcular custo de viagem, para que o processo seja feito de forma organizada.
Alguns exemplos de despesas que aparecem em todas as viagens são os custos com passagens, traslado, transporte, alimentação, hospedagem, seguro de viagem, entre outros.
3 – Conheça a média de preços
Dentro dessas despesas básicas, é possível encontrar as que podem sair mais em conta. Por isso, a pesquisa de preços é muito importante para que você consiga ter uma previsão média de gastos e, desse modo, chegar a uma verba equilibrada.
Entre em contato com duas ou mais fornecedores de cada serviço, acesse sites que fazem comparação de valores, converse com parceiros. Essas ações são fundamentais para se conseguir chegar em um custo-benefício saudável para a empresa.
4 – Calcule a diária da viagem
Como nem todos os gastos vão ocorrer diariamente, a exemplo das passagens, some todos os custos e divida pela quantidade de dias da viagem. O resultado desse cálculo é o valor da diária que a companhia tem que dar ao funcionário.
Essa ação evita que a empresa tenha gastos excessivos ou enfrente outros problemas, como faltar dinheiro durante o período. Essa é uma das vantagens de calcular os custos de viagem com antecedência.
5 – Monte um orçamento
Com a média de preços em mãos, a próxima etapa é definir quanto a companhia pode investir, sem que isso atrapalhe a sua saúde financeira. Se for necessário, faça cortes, mas não esqueça da verba reservada para imprevistos.
Crie estratégias para ser possível economizar durante a viagem. Por exemplo, escolha um hotel próximo aos locais onde as atividades agendadas vão acontecer, para que os custos com transporte não sejam tão pesados. Você também deve descobrir onde encontrar passagens aéreas mais baratas.
6 – Disponibilize para todos a política de despesas da empresa
Essa ação pode evitar uma série de dores de cabeça entre a empresa e o funcionário. A política de despesas define o que são gastos pessoais e corporativos. Consequentemente, quais as despesas vão ser reembolsadas e quais não.
Para compartilhar com todos, o gestor pode usar aplicativos capazes de alertar sobre a política de despesas e informar a respeito dos reembolsos. Com a tecnologia, fica mais difícil haver erros e fraudes e, ainda, há o bônus dela funcionar em tempo real.
Tenha de uma gestão corporativa eficiente
Uma empresa que foca muito em viagens precisa de uma gestão corporativa que valorize o planejamento prévio. Afinal, isso demonstra organização e responsabilidade com a saúde financeira da companhia e cuidado com os seus colaboradores.
Sem o controle dos gastos, as viagens deixam de ser um investimento com saldo positivo para se tornarem um grande prejuízo para o caixa da empresa. Sem falar que elas abrem espaço para fraudes e podem causar, na pior das hipóteses, a falência da instituição.
Aumento da satisfação dos colaboradores
Além do saldo positivo financeiro, uma gestão organizada e eficiente promove satisfação entre os funcionários que estão sempre em viagem. Isso porque eles se sentem mais seguros em caso de imprevistos.
Outro fator bastante animador é a garantia de reembolso com mais velocidade. Isso só é possível com a adoção de procedimentos rápidos e assertivos. Tudo isso torna o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Gerenciamento seguro é na OpenTrips
Na OpenTrips, você encontra uma equipe especializada, pronta para fazer o gerenciamento personalizado das viagens de negócio da sua empresa. O método de calcular custos de viagem é o mais tecnológico, eficiente e seguro possível.
Por isso, não perca tempo! Entre em contato e contrate nossos serviços para as próximas viagens da sua empresa. Não deixe de conferir as vantagens de se tornar nosso cliente e transforme o modo de gestão do seu negócio.
