As políticas de viagem possuem um objetivo claro de organizar os processos corporativos. Mas como fazer com que os colaboradores engajem com essas regras? Esse é o grande desafio do momento.
A pandemia transformou a forma como organizamos as viagens de forma geral no Brasil e no mundo. Mas o setor de viagens corporativas foi um dos mais afetados. Neste momento de retomada, a tendência é que os traslados retornem, mas a pergunta é: como ficam as regras e políticas? Depois de aprendermos com toda a incerteza causada nos dois últimos anos, é normal que as políticas se alterem e ganhem novas cláusulas.
Focando em diminuição de custos e riscos, as empresas repensam as formas de viagens e a quantidade de vezes que os funcionários realmente precisam se deslocar. Viagens de negócios mal planejadas ou mal executadas podem gerar um custo extra desnecessário para o caixa de uma companhia, alterando drasticamente o resultado.
Por isso, uma boa política de viagem deve conter a previsão dos cenários mais incertos possíveis. Só assim, a empresa estará um pouco mais segura quanto a alterações e cancelamentos e deixará o colaborador mais seguro.
Para uma política eficaz, a “organização” deve ser a palavra do momento. A ideia de um guia bem definido é deixar ambos os lados mais seguros: companhia e funcionários. Neste guia, vale inserir informações e regras sobre compra de passagens, hospedagem e deslocamento, além de todo fluxo de aprovação de despesa, limite de gastos e regras para reembolsos.
A linguagem deve ser clara e objetiva, não gerando qualquer tipo de brecha para ambiguidade ou má interpretação. Além disso, é importante abrir um canal para perguntas e respostas sempre ativo, assim todos os funcionários que vão viajar podem se sentir seguros quanto a novas dúvidas.
Mas de nada adianta uma política bem redigida, se não for bem comunicada a todos os funcionários que viajam. Hoje, o maior desafio das empresas e dos gestores é justamente garantir que as informações cheguem de forma clara aos colaboradores. Para isso, é preciso que os gestores passem a ser facilitadores e multiplicadores dessas informações, entendendo que só assim os custos e riscos serão diminuídos. Treinamentos, palestras e documentos de fácil acesso são algumas sugestões para disseminar as informações.
É preciso desmistificar o tema de que políticas de viagens quase nunca funcionam e ser claros quanto aos aspectos necessários para fazer uma boa viagem, proveitosa e segura. Encontrar o equilíbrio na rigidez das regras não é uma tarefa simples, mas o importante é entender que estas sempre podem ser revistas de acordo com o contexto externo.
E aí, ainda na dúvida sobre a eficácia de uma boa política de viagens? Entre em contato com o nosso time que auxilia a sua empresa neste desafio.
