Muitas empresas já incluem as viagens corporativas à rotina de trabalho, por encontrar nelas uma maneira eficaz de ampliar os negócios. Porém, se não houver controle de despesas por parte da equipe de gestão, essas viagens podem se tornar uma grande dor de cabeça.
Neste artigo, vamos explicar como fazer o controle de despesas da forma correta, além de destacar os principais benefícios dessa ação para a saúde financeira de uma companhia. Continue a leitura e aprenda, ainda mais, sobre uma das etapas mais importantes da gestão de viagens corporativas.
Como funciona o controle de despesas nas empresas?
O controle de despesas em viagens corporativas é uma forma de estar atento ao orçamento da empresa e de dar mais agilidade e organização ao processo. Para ele funcionar, é preciso estar alinhado às políticas de viagem da companhia.
À medida que conhecemos a política da empresa, sabemos quais são os deveres e direitos do colaborador. Assim, fica mais fácil calcular os custos da viagem em cada situação de trabalho, como congressos, relacionamento com investidores, reunião com clientes, etc.
Quais são os objetivos do controle de despesas?
Como o próprio nome diz, o principal objetivo desse procedimento é ter total controle das finanças da organização. Porém, existem outros objetivos que derivam desse domínio e fazem toda a diferença para o sucesso do trabalho de gestão de despesas corporativas.
O primeiro deles é a redução de custos, que garante mais economia e aumenta o poder de investimento da companhia. Em seguida, é a busca por criar uma política de reembolso de despesas, de modo a evitar fraudes e transtornos referentes a embarques e hospedagens.
Confira as vantagens da gestão de despesas
Ao alcançar os objetivos listados acima, a empresa vai ter atingido metas que todo negócio almeja: melhor administração das operações, conforto aos viajantes e aumento dos lucros. A seguir, listamos mais vantagens do controle de despesas e você vai ver que essa, realmente, é uma boa ideia.
Orçamento certo para cada atividade
Ao ter consciência real dos valores, a gestão pode disponibilizar um orçamento que se encaixa em cada ação. Ou seja, é uma garantia de que não vão faltar recursos nem não vão haver desperdícios durante a viagem.
Dessa forma, o colaborador sente-se mais seguro, pois tem em mãos o valor real destinado para a viagem, seguindo a lógica de mercado. Sem falar que o gestor tem a possibilidade de administrar melhor as finanças conforme as necessidades e os objetivos da viagem.
Processos mais ágeis
A agilidade dos processos decorre da repetição das mesmas necessidades em quase todas as viagens corporativas. Com roteiros previamente traçados, o gestor já conhece o valor gasto com passagens, hospedagem, fornecedores e transporte e, assim, tudo flui mais rápido.
No fim das contas, processos mais ágeis beneficiam a empresa porque deixam os colaboradores com mais tempo para se dedicarem a pensar novas estratégias e trazem mais tranquilidade para o dia a dia na empresa.
Segurança para as viagens
Operações mais eficientes ao controlar os gastos reduzem o risco de haver desvio de verba não autorizada. Não dizem que o olho do dono engorda o gado? Então, não desperdice a chance de ter o controle máximo das despesas durante as viagens, mesmo de longe.
Aliás, por que não falar do relacionamento de confiança que se cria entre a empresa e os fornecedores por já se conhecerem de outras viagens, afastando, assim, a possibilidade de roubos, atrasos e cancelamentos dos serviços? Uma maravilha para garantir o controle de despesas, não?
Como fazer um controle de despesas eficiente?
Agora que você conhece os objetivos e as vantagens do controle de despesas em viagens corporativas, chegou o momento de aprender como fazer isso na prática. Confira, na sequência, algumas dicas de como executar essa missão eficientemente para que você consiga revolucionar o fluxo de trabalho do seu negócio.
Tenha uma política de viagem consolidada
A necessidade de estar alinhado à política de viagem da empresa já foi citada no início do texto, mas não custa reforçar o quanto isso é importante para que a gestão consiga controlar, verdadeiramente, as despesas. Afinal, listar as regras de conduta torna os processos transparentes.
Com a política de viagens bem definida, os colaboradores ficam cientes dos limites para utilizar corretamente o orçamento disponível. Por isso, é importante esclarecer quais são as despesas autorizadas, os fornecedores parceiros, entre outros dados que descartam transtornos futuros.
Compartilhe previamente os deslocamentos e traslados
Para informar ao viajante o que fazer no aeroporto ou na rodoviária e, também, como ele vai se deslocar na cidade de destino, o gestor já precisa ter acertado todos os detalhes sobre esses pontos.
Para tanto, é necessário mapear, com antecedência, os melhores horários para passagem, qual a distância do hotel para os locais onde vão ocorrer as agendas de trabalho e o tipo de transporte adequado para a locomoção do colaborador. Dessa forma, a empresa vai conseguir bons descontos, gerando economia.
Conte com o apoio da tecnologia
A Open Trips reconhece a importância de se ter o controle de gastos para uma boa gestão de viagem. Por isso, oferece aos seus clientes a possibilidade de consultar as despesas a partir do próprio smartphone, onde e quando quiser.
Em uma única plataforma, a nossa equipe consegue reunir todas as informações importantes sobre todas as despesas da empresa. Que tal receber uma fatura ou um relatório de despesas de viagem em vez de centenas?
Gerenciamento de viagens é na Open Trips
Como você pôde perceber, ter os gastos da sua companhia sob seus olhos é muito benéfico para você e para os colaboradores que representam a sua marca por onde eles forem. Então, o melhor a fazer é seguir as nossas dicas e colocar a mão na massa.
Uma nova fase de renovação do seu negócio está a um clique! Entre em contato com a nossa equipe pelo site e agende uma demonstração do que nós podemos fazer pelo seu negócio.
