Quem acha que o trabalho de controle de viagens corporativas se resume a comprar e reservar passagens aéreas e hospedagem não conhece, de perto, essa função. Na verdade, o controle é o grande segredo de sucesso de uma boa gestão de viagens.
O controle de viagens corporativas envolve cuidar do deslocamento, das despesas da viagem, do reembolso e do bem-estar do funcionário durante a viagem, além de viabilizar melhorias em cada ação. Continue a leitura e descubra como realizar todas essas tarefas com eficiência e segurança.
Viagens corporativas em alta
Antes de nos aprofundarmos sobre a gestão e controle de despesas de viagem, é necessário destacar a grande adesão de empresas em crescimento ao setor de viagens de trabalho. Não se pode negar que esse tem sido um caminho promissor para ampliar a rede de contatos e fechar negócios importantes.
Conforme a pesquisa da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor de viagens corporativas movimentou, só em março deste ano, R$ 869 milhões, apenas 2% menor do que o mesmo período em 2019.
Conheça os benefícios do controle de viagens
A intensa realização de viagens no escopo da empresa as obriga a fazerem o controle de viagens corporativas. Então, confira, pelo menos, quatro vantagens dessa prática que garante a organização dos processos e bons resultados financeiros para a sua companhia.
Padroniza os trabalhos
A padronização é um método utilizado para simplificar as etapas de trabalho e torná-las mais ágeis, além de oferecer menos riscos de erros e fraudes. Ao calcular custo de viagem, é possível, ainda, evitar imprevistos e gastos excessivos.
Reduz custos
Reduzir custos de locomoção e garantir o retorno positivo de uma viagem corporativa está entre os objetivos de um gestor de viagens de negócios. Para isso, é necessário um bom planejamento do orçamento que vai dar apoio no momento do reembolso.
Traz eficiência ao processo de reembolso
O controle de viagens corporativas de excelência pede otimização dos processos. Para isso, é importante usar a tecnologia. Existem softwares especializados que oferecem controle das despesas em tempo real. A era de recibos de papel e burocracia exagerada já passou!
Controla gastos
A principal vantagem é, sem dúvidas, ter o controle financeiro das viagens corporativas. Afinal, o funcionário precisa estar ciente de quanto e como ele pode gastar o valor que será, posteriormente, reembolsado pela empresa.
Dicas para não errar ao fazer o controle de viagens
Existem diversas questões relevantes que não podem ser deixadas de lado na hora de organizar uma viagem a trabalho. Como dissemos no início, fazer o controle de viagens não se resume a comprar passagem e reservar hospedagem. Confira, a seguir, dicas práticas de como cumprir corretamente essa missão.
Elabore uma política de viagens
A primeira orientação para usufruir dos benefícios do controle de viagens corporativas é elaborar uma política de viagens para a sua empresa. O documento vai guiar a equipe de gestão em tomadas de decisão e esclarecer as dúvidas dos funcionários.
Planeje as viagens
Um bom planejamento de viagens corporativas que garanta o controle de gastos exige pesquisa extensa. É muito importante organizar previamente os deslocamentos no local de destino, ver a melhor localização para hospedagem e os melhores fornecedores de passagens aéreas.
Pesquise valores
Estamos falando da tão conhecida pesquisa de preços! Faça uma busca por diferentes fornecedores e compare os orçamentos. Outra dica para conseguir valores melhores é comprar passagens aéreas com antecedência.
Monte um calendário de viagens
Ao visualizar o período da viagem, você vai saber claramente os dias que determinado funcionário estará ausente. Dessa forma, fica mais fácil organizar a substituição dele por outra pessoa, se for necessário e, assim, evitar imprevistos ou problemas no andamento das atividades.
Tenha fornecedores
Essa é uma ótima maneira de reduzir custos! Ao trabalhar com fornecedores, é possível chegar a preços melhores de hospedagem, passagem e transporte. Os valores tornam-se competitivos e as condições de pagamento podem ser mais vantajosas.
Construa um histórico de viagens
Caso sua empresa ainda não tenha um histórico de viagens, recomendamos reunir todas as informações sobre as viagens já realizadas em uma planilha de controle de viagens. Isso encurta o processo de organização de viagens futuras para locais já visitados.
Faça orçamentos
O orçamento está diretamente ligado à pesquisa de valores, já citada. Quanto mais você pesquisar, mais completo e preciso o seu orçamento será. Ao fazê-lo verifique se é possível aproveitar dados do histórico de viagens.
Não ignore imprevistos
Os imprevistos são reais e precisam ser considerados na hora de calcular a verba a ser desembolsada na viagem corporativa. Quer um exemplo muito comum? Atraso de voo! Nesse caso, o funcionário precisa ter no seu cartão corporativo uma quantia extra para hospedagem e alimentação.
Tenha ferramentas automatizadas
Ter ferramentas automatizadas significa desburocratizar os processos referentes às viagens. Uma plataforma de self booking, por exemplo, pode ajudar muito na organização da viagem, já que permite comparar valores, fazer reservas em hotéis e comprar passagens.
Controle de viagens é na OpenTrips
Como você viu com as dicas acima, o trabalho de organização de viagens exige ter um planejamento bem consolidado. Tudo isso para evitar que essa tarefa se torne um problema para a equipe de gestão da sua empresa.
Na OpenTrips, você encontra todos os serviços necessários para um controle completo de viagens. Oferecemos atendimento personalizado para gestores e viajantes, dando suporte em todas as etapas da jornada.
