As expectativas de quem trabalha com viagens corporativas são sempre muito positivas. Afinal, é uma prática aprovada pelas empresas que buscam ampliar os negócios em outras regiões e firmar a sua marca no mercado. Porém, para que tudo corra de forma satisfatória é importante elaborar um cronograma de viagens.
Diferente das viagens a passeio, nas viagens a trabalho é imprescindível elaborar um sistema de viagens, que inclui desde a compra e reserva de passagem e hospedagem, passando pelo cálculo das despesas, montagem da agenda de ações e o conteúdo que vai ser abordado nas reuniões. Vamos aprender como fazer?
O que são viagens corporativas?
Sabemos que as viagens a trabalho têm objetivos profissionais definidos, que devem ser cumpridos pelo colaborador fora da empresa, em um período estabelecido. Ou seja, o lugar do destino passa a ser o novo local de trabalho enquanto a viagem acontece.
Por isso, algumas regras precisam ser estabelecidas para que os direitos e os deveres do colaborador sejam considerados. Do mesmo modo, atitudes necessitam ser tomadas para que a viagem não se transforme em prejuízo. Sendo assim, confira, a seguir, algumas estratégias para uma boa gestão de viagem.
Aprenda a montar um cronograma de viagens
Como garantir que as viagens sejam produtivas? Confira, na sequência, uma lista com dicas excelentes para a criação de um cronograma de viagens eficiente, que vai ser a base para que tudo corra bem. Caso a sua equipe solicite orientação nesse processo, não deixe de contar com a experiência da Open Trips.
Organize a viagem com antecedência
Essa é a famosa “dica de milhões”. Iniciar um cronograma de viagens assim que ela for designada, com uma folga de tempo, é primordial para afastar a possibilidade de ocorrerem incidentes que podem ser evitados.
Isso significa fazer a reserva de passagem aérea e da hospedagem antes da data da viagem, como também verificar o aluguel de carro, se for o caso. Organizar previamente a agenda de compromissos, de modo que reuniões, almoços e momentos de convivência se encaixem perfeitamente é também uma dica de ouro.
Estude sobre os locais de destino
Essa pesquisa inclui descobrir, por exemplo, desde a média de custos com hospedagem e a qualidade dos hotéis, as possíveis rotas de viagem e os valores dos demais serviços na cidade. Com os orçamentos em mãos, consegue-se ter o controle de gastos.
A partir daí, a empresa consegue economizar nas viagens. Afinal, conhecendo os custos do local do destino, pode-se optar pelos mais baratos e com melhor qualidade. Esse é o objetivo de uma boa gestão de viagens corporativas.
Determine os gastos previamente
Isso é possível quando nos referimos aos gastos fixos com hospedagem, alimentação, transporte e passagem. Além disso, é necessário incluir uma verba extra para cobrir imprevistos.
Nesse caso, a presença de uma política de viagens vai deixar claro para o colaborador quais os valores reembolsáveis e os que não são. Outra forma de adiantar os gastos é solicitar orçamento aos provedores de serviços da região e, por que não, aproveitar para fechar parcerias para reduzir os custos?
Gerencie os compromissos e os temas abordados
Como falamos acima, além de organizar com antecedência o roteiro de viagem, é fundamental montar a agenda de compromissos, não deixando de pensar sobre o conteúdo que o colaborador vai abordar nesses encontros.
É muito importante já ter em mente o objetivo da reunião, quais devem ser as resoluções e definir os temas que precisam ser conversados. Para nada ficar de fora, o ideal é preparar uma lista de verificação de encontros de negócios.
Utilize a tecnologia a seu favor
Muita dor de cabeça pode ser poupada se a empresa fizer usar uma plataforma on-line, que reúna todas as ferramentas de gerenciamento de viagens. Um serviço automatizado reduz riscos que podem atrapalhar o bom encaminhamento das ações.
Dá para imaginar como o trabalho pode ser mais ágil se para a realização de cada etapa da organização da viagem, a empresa contar com soluções práticas e 100% seguras? Na Open Trips, você encontra tudo o que precisa para organizar as viagens corporativas de forma digital, na palma da sua mão.
Ausência de cronograma de viagens: quais são os prejuízos?
Uma empresa que realiza viagens a trabalho e opta por não fazer um cronograma de viagens pode esperar por sérios prejuízos financeiros e de recursos humanos. Afinal, o gestor não vai ter controle de tudo que é gasto, sem falar que o colaborador vai se sentir inseguro para fazer as viagens.
Nas viagens sem planejamento prévio, a empresa pode não ter tempo de solucionar imprevistos, como aviso de mudança de horário de voo. Sem falar nos gastos que são maiores porque não há pesquisa prévia de preços. Muito menos existem parcerias que possam reduzir os custos inevitáveis em uma viagem.
As melhores soluções para viagens corporativas estão na Open Trips
Como você pôde perceber, o cronograma de viagens possibilita que as viagens corporativas alcancem as metas estabelecidas pela empresa, com toda a segurança necessária para que essa maneira de fazer negócio não se torne um problema.
Por isso, entre em contato com a Open Trips e agende uma demonstração dos nossos serviços. É fácil e prático, assim como as nossas ferramentas on-line de gerenciamento de viagens. Não perca tempo e comece agora uma revolução na sua empresa.
