Em algumas empresas, as despesas de viagens corporativas podem representar uma boa fatia do orçamento. Por isso, é essencial entender como fazer o gerenciamento dos custos e, assim, encontrar formas de reduzir os gastos.
Para além da parte orçamentária, uma boa gestão das despesas de viagens facilita o reembolso dos gastos feitos pelo funcionário e garante a transparência para ambos os lados. Caso a sua empresa realize viagens corporativas com frequência, continue a leitura deste post para entender melhor o tema.
O que são despesas de viagens corporativas?
As despesas de viagens corporativas são todos os gastos que a empresa tem para efetuar o deslocamento do funcionário, para que ele possa participar de compromissos profissionais como representante da companhia em congressos, reuniões e outros eventos, dentro ou fora do país.
Vale ressaltar que os custos de viagem se enquadram como ajuda de custo, por isso não integram a remuneração do colaborador. Ou seja, esses gastos não devem sofrer incidência de encargos previdenciários e trabalhistas na hora do reembolso.
As viagens a negócios fazem parte da rotina de diversas empresas, sobretudo no que se refere à captação de clientes e apresentação de novos produtos. Diante desse cenário, é fundamental que a companhia tenha um setor responsável pelo planejamento dessas viagens, para que elas ocorram sem problemas.
Geralmente, essa função é exercida pelo gestor de viagens corporativas. Esse profissional tem conhecimento sobre o mercado de viagem corporativa, por isso é responsável por desenvolver a política de viagens da empresa, além de realizar o acompanhamento das despesas de viagens.
Além do mais, fica a cargo desse profissional traçar estratégias para diminuir as despesas de viagem a trabalho, mas sem comprometer o bem-estar do colaborador durante a realização do trabalho fora do escritório.
O que é considerado despesa de viagem?
Alguns custos podem ser totalmente previstos, enquanto outros surgem no decorrer da viagem. De todo modo, a empresa precisa fazer o reembolso de despesas para funcionários de acordo com o valor gasto, tais quais:
- passagem aérea, rodoviária ou marítima;
- combustível, manutenção e limpeza veicular (caso a viagem seja feita com o veículo do colaborador);
- hospedagem em pousada, hotel ou hostel;
- alimentação;
- ingresso para eventos corporativos;
- transporte e deslocamento por meio de ônibus, metrô, transporte por aplicativo, táxi e afins;
- seguro-viagem;
- aluguel de veículo;
- custo com emissão de documentos;
- pacote de ligação e internet.
Contudo, algumas despesas de viagens não são reembolsáveis pela empresa, sobretudo as que não estejam ligadas aos compromissos profissionais que o funcionário deve desenvolver.
É importante que todos os gastos estejam detalhados na política de reembolso de despesas de viagens da empresa. Assim, as chances de ocorrerem desentendimentos, fraudes e conflitos de ambas as partes são menores.
Ademais, a empresa pode estabelecer que o funcionário arque com gastos gerados por erro do colaborador, como ao cometer infrações de trânsito que resultem no pagamento de multas. Ou, ainda, caso o voo precise ser remarcado se o funcionário chegar atrasado no embarque.
Como fazer a gestão das despesas de viagens corporativas?
A gestão das despesas de viagem merece atenção por parte do setor que organiza as viagens corporativas, para evitar gastos descontrolados. Isso garante que o orçamento esteja dentro do limite. Saiba mais!
Estabeleça um teto de gastos para cada viagem
As despesas relacionadas às viagens corporativas podem aumentar ou diminuir conforme diversas variáveis. Por isso, não há como a empresa destinar um valor exato para cobrir os custos, mas é possível estabelecer um teto de gasto. Assim, o budget pode ser dividido pela quantidade de viagens previstas para o ano.
Ao estabelecer um teto de gastos, a empresa pode planejar a viagem conforme o orçamento disponibilizado. É possível, por exemplo, disponibilizar uma média de valor para cada item essencial para a viagem corporativa, para facilitar a gestão dos recursos financeiros da empresa.
Planeje a viagem corporativa com antecedência
O planejamento é essencial para evitar gastos desnecessários e permite que a viagem fique dentro do teto orçamentário definido pela empresa. Ao fazer as reservas com antecedência, por exemplo, é possível pesquisar opções de hospedagem e passagens aéreas mais em conta.
A empresa também pode planejar as viagens corporativas não urgentes e sem data definida para os períodos de baixa temporada. Com isso, consegue diminuir as despesas de viagens, mas sem comprometer a qualidade da acomodação, alimentação, deslocamento e afins.
Relatório de despesa de viagem corporativa
A empresa precisa deixar clara ao funcionário a importância do relatório de despesas de viagem, com todos os comprovantes de pagamentos realizados e a justificativa para o valor gasto. Sem esse documento, o colaborador não tem como receber o reembolso das despesas feitas durante a viagem a negócios.
O relatório permite ainda verificar se a viagem seguiu o orçamento estabelecido pela empresa, principalmente no que se refere aos gastos variáveis, além permitir que o setor financeiro analise uma possível redução de custo com base nos recibos de prestação de contas de viagem.
Ferramenta de gestão de despesas de viagens
A tecnologia é uma importante aliada para facilitar a gestão de despesas corporativas relacionadas às viagens. Nesse sentido, a empresa pode contar com um software ou plataforma online voltada a reunir todos os gastos necessários para a concretização de uma viagem corporativa, de forma automatizada e rápida.
Como a OpenTrips pode ajudar na gestão de despesas de viagens corporativas?
Entre as opções de ferramentas de gerenciamento de gastos oferecidas no mercado está a OpenTrips, empresa de tecnologia especializada em gestão de viagens corporativas. Por meio de uma plataforma totalmente customizável, a empresa tem acesso às despesas de viagens, do início ao fim.
Além disso, o cartão corporativo Openfy permite acompanhar, controlar e gerenciar as despesas de viagens em tempo real e ainda permite a automação do relatório de custos. Quer conhecer melhor a OpenTrips? Acesse este link e solicite uma demonstração gratuita dos serviços.
