Reduzir os gastos em viagens a trabalho nem sempre é uma tarefa fácil. Separamos três dicas valiosas que ajudam o viajante a ser mais econômico.
Se você é gestor, provavelmente já se questionou o motivo das viagens do seu time serem tão custosas, não é mesmo? Ou mesmo se você é o viajante, também já deve ter passado na sua cabeça novas maneiras de economizar e não gerar custos para a companhia.
É normal que ambos os lados enfrentem dificuldades para seguir as diretrizes da política de viagens e ainda conseguir reduzir os gastos. Neste post iremos discutir e apresentar estratégias para reduzir custos de viagem a trabalho da sua empresa, sem comprometer a experiência e produtividade da mesma.
1 – Fique sempre atento à política de viagens corporativas
O primeiro passo para pensar em redução de custos é ter uma política de viagens interna bem estabelecida, detalhada e clara para todos os seus funcionários. O objetivo de traçar esse tipo de diretriz é garantir uma melhora significativa nas experiências do colaborador ao viajar a trabalho, ao mesmo tempo que reduzir e controlar os custos. É importante lembrar que as empresas mais modernas não enxergam viagens corporativas como despesas, mas sim como investimento e acreditam que esse tipo de experiência traz benefícios futuros para a companhia.
Mas na prática, para reduzir os custos e os riscos de fraudes na prestação de contas das viagens, é importante estabelecer regras e orientar bem os viajantes antes de partirem. Por exemplo, fazer o exercício de antecipar custos antes de viajar pode evitar imprevistos. Então uma dica é sempre reservar tudo com antecedência, prever gastos, orçar com diferentes fornecedores e programar as atividades.
2 – Antecipe os gastos e programe as atividades
Ter uma programação prévia bem detalhada pode ser um detalhe, mas faz uma grande diferença. Sabendo o seu roteiro com antecedência, o colaborador pode escolher com calma seus meios de hospedagem e transporte. Escolher um bom hotel nem sempre é se hospedar no local mais barato, mas talvez o menos distante dos compromissos corporativos. Apesar de gastar mais na diária, o colaborador economiza no transporte e ainda ganha tempo, aumentando sua produtividade.
Uma dica importante é evitar a qualquer custo as famosas “reservas de última hora” ou alterações. Este tipo de ação sempre gera um custo alto e que não foi previsto, fazendo com que o colaborador tenha que diminuir em outras linhas para compensar.
3 – Utilize o cartão corporativo integrado ao sistema corporativo
Há quem não acredite ainda que o cartão corporativo de viagens é a melhor solução quando estamos viajando pela empresa. Com ele, você pode ter uma comunicação transparente e clara com o time, estabelecendo limites antecipados e obtendo toda e qualquer flexibilidade caso haja imprevisto. Além do que já falamos aqui anteriormente, ele também reduz toda a burocracia com reembolsos e prestação de contas. Por isso, invista e incentive o time a utilizar essa ferramenta tão prática e poderosa. Por fim, valorize uma plataforma de viagens corporativas que seja de fácil uso, que reconheça todos os gastos de trabalho de maneira automatizada e online, sem aquele tanto de papel e burocracia desnecessários.
Concluindo, existem inúmeras formas de ser uma viajante mais econômico, mas esse objetivo deve ser comum entre empresa e colaborador, sempre pensando em novas alternativas de reduzir os custos.
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