Saber como gerenciar gastos no cartão corporativo durante uma viagem de negócios é uma dúvida comum. Seja entre os colaboradores que estão utilizando esse serviço ou os gestores que precisam prestar contas ao departamento financeiro da empresa, a verdade é que esse é um tema que, de fato, gera muitos questionamentos.
No entanto, fique tranquilo(a)! Hoje, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre o uso do cartão empresarial em viagens de negócios. Abaixo, você confere detalhes sobre a emissão do cartão, limite de despesas, reembolso de funcionários, entre outros detalhes que compõem esse tema. Continue lendo!
O que é cartão corporativo?
Durante uma viagem de negócios, é comum que surjam despesas extras e variáveis, como alimentação. Nessas situações, é natural que o funcionário pague com o próprio dinheiro e solicite reembolso à empresa. Porém, a verdade é que esse processo poderia ser mais fácil com o uso de um cartão corporativo.
Afinal, o que é cartão corporativo? Assim como o próprio nome sugere, esse cartão funciona de maneira muito similar aos cartões pessoais de banco que conhecemos. A grande diferença — e vantagem! — neste caso, é que ele está atrelado ao caixa da empresa e não à conta pessoal de uma pessoa física.
Na prática, isso significa que as despesas são debitadas diretamente da conta jurídica da empresa, evitando que os funcionários precisem passar pelo processo de solicitar o reembolso de despesas corporativas pagos de seu próprio bolso.
Assim como a maioria dos cartões, ele precisa de uma senha para ser utilizado nos estabelecimentos. As empresas podem disponibilizá-los para colaboradores que fazem viagens a negócios em duas modalidades principais:
Cartão pré-pago
No cartão pré-pago, a companhia disponibiliza um valor total pré-determinado para o funcionário gastar durante a viagem de negócios. Esse valor pode variar de acordo com destino, cargo e necessidades do colaborador. É uma excelente alternativa para manter os gastos no cartão corporativo dentro do orçamento.
Cartão de crédito
Com o cartão de crédito corporativo não existe uma quantia específica determinada para os gastos com a viagem. Conforme o colaborador vai gastando, o gestor tem acesso às despesas em tempo real e pode fazer a prestação de contas ao departamento financeiro de forma rápida e eficaz.
Como gerenciar os gastos no cartão corporativo em viagens?
Um dos maiores benefícios do cartão corporativo é que ele facilita a rotina dos colaboradores nas viagens, já que não precisam guardar faturas, comprovantes e/ou notas fiscais para solicitar reembolso após a viagem.
Além disso, o uso do cartão permite um controle maior das despesas. A melhor forma de fazer a gestão dos gastos no cartão corporativo é integrá-lo a uma plataforma automatizada que atualiza a movimentação em tempo real e gera relatórios de despesas personalizados.
É o que oferece a ferramenta da OpenTrips. Nosso cartão Openfy é 100% integrado à plataforma, que, por sua vez, é sincronizada com o ERP da companhia. Assim, os gastos com o cartão são registrados automaticamente no sistema de gestão financeira da empresa, permitindo um controle eficaz das despesas.
Outra vantagem do Openfy no controle de finanças das empresas é que ele dispensa a conferência manual de notas fiscais. Tudo é registrado de forma automática na plataforma, poupando tempo do time financeiro em suas atividades diárias.
Nossa ferramenta ainda utiliza Inteligência Artificial para sugerir roteiros de viagens otimizados, fazer previsão de gastos diários com o cartão de acordo com o destino do colaborador, barrar despesas que fogem das diretrizes da companhia, entre outras tantas funcionalidades importantes.
Estabeleça uma política de viagens na empresa
Mesmo com a facilidade de controlar os gastos no cartão corporativo através de um sistema automatizado, é essencial estabelecer uma política de viagens corporativas. Assim, os funcionários têm acesso, de forma mais transparente, às recomendações de custos para não extrapolar o budget da empresa destinado à viagem.
Uma boa política de viagens corporativas deve contar com informações sobre limite máximo de gastos diários, estabelecimentos onde são permitidos gastos reembolsáveis pela empresa, se há diferenciação no limite de despesas a depender do cargo do funcionário, entre outras questões essenciais.
A política deve funcionar como um guia que aborda despesas corporativas, garantindo mais transparência e autonomia para os colaboradores durante suas viagens a trabalho. Mesmo com o material disponibilizado, também é importante que a companhia conte com um canal direto para tirar dúvidas sobre o assunto.
Gerencie os gastos no cartão corporativo com a OpenTrips
Aqui na OpenTrips, oferecemos soluções integradas para te ajudar a gerenciar os gastos no cartão corporativo. Além do acesso imediato às despesas, oferecemos um sistema de reservas de passagens aéreas e hospedagem em um só lugar, proporcionando autonomia e otimização do tempo dos funcionários.
Contamos também com a possibilidade de gerar relatórios de despesas, tornando o processo de reembolso e definição do orçamento de viagens de negócios mais assertivo. Entre em contato agora mesmo e agende uma demonstração gratuita para conhecer todas as funcionalidades da nossa plataforma. Acesse!
