A gestão de viagens corporativas é uma tarefa indispensável para qualquer empresa que precisa enviar seus colaboradores a uma viagem de negócios. Afinal, é preciso que alguém fique responsável por organizar e coordenar as despesas, as reservas e o deslocamento desses funcionários, não é mesmo?
Para garantir um processo transparente e otimizado, é essencial elaborar um plano detalhado que padronize os aspectos relacionados às viagens de negócios. Pensando nisso, ao longo deste conteúdo, vamos ensinar como fazer a gestão de viagens corporativas da sua empresa de forma eficaz. É só continuar a leitura!
O que é gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas nada mais é do que o processo pelo qual uma empresa planeja, organiza e monitora as viagens de negócios feitas pelos seus colaboradores.
Ter uma boa gestão das viagens é crucial para padronizar processos, coordenar reservas, ter o controle de despesas com viagem e garantir que as regras sejam cumpridas. Afinal, ter um procedimento organizado ajuda a reduzir gastos e a otimizar tempo e experiência dos colaboradores que viajam em nome da empresa.
Qual a importância da gestão de viagens corporativas?
Ter uma gestão de viagens eficaz é uma ação que tem total impacto no planejamento financeiro da empresa. Isso porque é através dela que os gestores terão o controle de gastos e poderão reportar ao departamento financeiro todas as despesas relativas às viagens feitas pelos funcionários da organização.
Ao ter regras estabelecidas sobre limite de gastos, política de reembolsos, reserva de voos, entre outros assuntos, a empresa também garante o bem-estar do colaborador que está viajando para representar a companhia. As diretrizes funcionam, inclusive, como uma forma de otimizar despesas e cortar gastos desnecessários.
Estabelecer processos claros no que se refere às viagens corporativas também é uma excelente forma de poupar o tempo dos gestores que precisam ter a prestação de contas como uma de suas atividades diárias. Ainda, a gestão correta da viagem torna mais ágil a rotina de aprovação de despesas, por exemplo.
Como fazer a gestão de viagens corporativas da sua empresa
Agora você já sabe o que é gestão de viagens corporativas e qual é a sua real importância para as organizações. Mas como colocar em prática esse projeto? Não se preocupe, vamos te ajudar! A seguir, você confere uma série de atividades que podem ser implementadas para atingir esse objetivo na sua empresa. Confira:
1 – Crie uma política de viagens
Políticas de viagens corporativas nada mais são do que uma série de regras e diretrizes que dizem respeito aos direitos e deveres dos funcionários que viajam a trabalho. Criar um documento que contenha todas essas informações é essencial para manter a organização das viagens e garantir a satisfação dos funcionários.
Para elaborar a política de viagens corporativas da sua empresa, é preciso levar em conta aspectos como limite de gastos durante as viagens, fluxo de aprovação de despesas durante a viagem, regras para compra e reserva de passagens e hospedagem, orçamento disponível para cada viagem, entre outras questões.
A política de viagens deve ser um documento claro e objetivo, que não deixe dúvidas ou interpretações equivocadas. É interessante, por exemplo, detalhar o que está e não está incluído nas despesas de viagem pagas pela empresa e se há diferenciação no limite de gastos entre diferentes cargos e/ou áreas da organização.
2 – Implemente um sistema de viagens
Para fazer a gestão de viagens de forma eficaz, implementar um sistema automatizado pode ser uma ótima alternativa para poupar tempo e energia dos gestores.
Nesse sentido, é possível contar com o apoio de travel techs, empresas de tecnologia no ramo de turismo que oferecem ferramentas completas capazes de reunir sistema de reservas, suporte com consultores de viagens, gestão de gastos no cartão corporativo e outras funções em um só local.
Contar com uma solução como essa também é uma ótima forma de gerar relatório de viagem automaticamente. Os colaboradores podem incluir no sistema os comprovantes de gastos da viagem. Então, o sistema gera um documento completo com todas as despesas, que deve ser entregue ao setor financeiro.
3 – Elabore regras para as despesas de viagens
Outra dica importante para ter uma gestão de viagens eficaz é elaborar regras sobre como serão feitas as despesas de viagens. Muitas companhias optam por fornecer aos funcionários um cartão corporativo que deve ser utilizado para compras essenciais durante a viagem, como alimentação, deslocamento e hospedagem.
Já outras preferem contar com uma política de reembolso. Funciona assim: o funcionário paga as despesas do próprio bolso, mas fica responsável por fazer a prestação de contas após a viagem para que a empresa possa reembolsar os gastos essenciais durante a sua estadia.
Ter a definição do sistema que a sua empresa irá utilizar é crucial para manter os processos claros e transparentes para os funcionários que estarão fazendo a viagem.
4 – Faça a gestão de viagens corporativas com a OpenTrips
Está considerando terceirizar a gestão de viagens corporativas? A OpenTrips é a solução perfeita para a sua empresa! Contamos com uma ferramenta completa para te ajudar a controlar as despesas financeiras de viagens, fazer a gestão de reservas de voos e hotéis, gerar relatórios de custos e muito mais. Nosso sistema conta ainda com suporte 24 horas e 7 dias por semana para que os colaboradores possam tirar dúvidas e/ou ter apoio na resolução de problemas durante a viagem. Ficou interessado(a)? Entre em contato conosco e agende agora mesmo uma simulação gratuita da nossa plataforma. Acesse!
