Gestão de viagens: o que é e como fazer?

gestão de viagens

Nas empresas em que os colaboradores viajam a negócios com frequência, ter uma boa gestão de viagens é fundamental. Afinal, alinhar os processos que envolvem uma viagem corporativa é sinônimo de organização, redução de custos e otimização de tempo.

 

Por esse motivo, neste artigo, reunimos informações essenciais sobre a gestão de viagens corporativas. Acompanhe a leitura e aprenda como gerenciar as idas e vindas dos funcionários. 

O que é gestão de viagens e como isso funciona?

Antes de tudo, você sabe o que é gestão de viagens corporativas? Basicamente, trata-se de um conjunto de ações que coordena processos e implementa normas e regras relativas às viagens de trabalho. 

 

Por meio de uma política de viagens bem estabelecida, a gestão define os direitos e os deveres da empresa e dos funcionários antes, durante e após a viagem corporativa.

 

Assim, o gestor, responsável pelo gerenciamento dessa área da companhia, tem mais controle sobre a operação, possibilitando a elaboração de um planejamento mais eficiente.

Quais são os principais benefícios?

A gestão de viagens traz diversos benefícios para as empresas, além de impactar setores importantes diretamente, como o financeiro. Isso porque prever as necessidades das viagens corporativas favorece a organização financeira da companhia.

 

Dessa forma, o gestor sabe exatamente quanto será gasto em cada viagem e estipula uma margem de segurança para cobrir possíveis imprevistos, considerando o controle financeiro da empresa.

 

Além de contribuir para as finanças, a gestão de viagens auxilia na distribuição de tarefas entre as equipes. Afinal, ela otimiza o tempo gasto, permitindo que os profissionais se concentrem em outras funções. 

Como fazer uma boa gestão de viagens corporativas?

Agora que você entende o que é a gestão de viagens, sabe como funciona e conhece os principais benefícios, confira algumas dicas importantes sobre como fazê-la em sua empresa.

Estabeleça uma política de viagens

O primeiro passo para uma boa gestão de viagens é estabelecer uma política clara e objetiva de viagens corporativas, que englobe todos os pontos relevantes, como as expectativas da empresa e as medidas de segurança para o funcionário.

 

Além disso, é importante estipular os valores disponíveis para uso, as regras para reembolso e os deveres dos profissionais durante o período. Se possível, treine a equipe responsável e delegue as funções de cada colaborador.

 

A definição de padrões assegura o êxito dos objetivos, garante a segurança dos colaboradores e evita desperdícios e gastos desnecessários.

Automatize os processos 

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de viagens corporativas. Por esse motivo, automatizar todos os processos possíveis é uma boa alternativa para minimizar erros, reduzir gastos e otimizar tempo.

 

Com esse método, fazer cálculos ou projecções manualmente deixa de ser necessário, pois existem diversas ferramentas que realizam esses processos e oferecem soluções para viagens corporativas, como a OpenTrips.

 

Por meio da OpenTrips, você elabora fluxos com previsão de custos, faz reservas automáticas de hospedagem e transporte, além de aproveitar outras funcionalidades que contribuem positivamente para a gestão de viagens da sua empresa.

Pesquise os destinos

Os destinos são parte fundamental da gestão de viagens. É indispensável fazer pesquisas detalhadas sobre as regiões de negócio. Isso porque existem diversos lugares e diferentes objetivos para visitá-los, mas nem sempre as mesmas regras se aplicam a todos os locais e situações.

 

A fim de evitar despesas não planejadas e garantir que seus funcionários tirem o melhor proveito das viagens, faça uma pesquisa detalhada sobre a cidade de destino. Organize desde o deslocamento entre o aeroporto e a hospedagem até os eventos aos quais os profissionais devem comparecer.

Utilize ferramentas de gestão de viagens 

Como mencionamos, ferramentas como a Open Trips contribuem para a automatização e a otimização de processos referentes à gestão de viagens de diversas formas. Entre elas, podemos destacar:

 

  • controle produtivo dos gastos;
  • fiscalização de fluxos;
  • manutenção de contatos.

 

Inclusive, é possível acompanhar todos os gastos realizados durante a viagem em tempo real por meio de aplicativos móveis. Eles oferecem relatórios, facilitam a comunicação e simplificam o processo de cadastro de funcionários, hospedagens e transporte.

 

Então, contar com esse auxílio é essencial para uma boa gestão de viagens. Assim, é possível armazenar os dados de forma segura e ter mais tempo para outras atividades.

Conte com a OpenTrips para a gestão de viagens da sua empresa!

Para a gestão de viagens corporativas, a melhor ferramenta disponível no mercado é a OpenTrips: organize os roteiros de maneira otimizada, proporcione mais conforto para os colaboradores, garanta a segurança dos profissionais e economize tempo e dinheiro. Isso tudo sem intermediários e com monitoramento em tempo real.

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