Organizar viagens de negócios não pode se tornar um problema para a gestão financeira de uma empresa. É aí que entra a importância de se ter um modelo de relatório de viagem muito bem elaborado.
Se a sua empresa busca ferramentas que facilitem o trabalho diário, o modelo de relatório de viagem pode ser uma alternativa interessante. Fique aqui e descubra o que um bom relatório de viagem precisa ter e quais são os benefícios para a empresa e os funcionários que o utilizam.
Para que serve um relatório de viagem?
A principal função de um relatório de viagem a trabalho é controlar as despesas dos funcionários nas viagens realizadas para representar a empresa. Isso é feito por meio do registro de tudo o que é gasto e as atividades a serem desenvolvidas durante a viagem.
Com tudo descrito, a gestão pode fazer uma organização de viagens mais assertiva, tendo como base uma análise de custos melhor fundamentada. Em seguida, é feita a prestação de contas, prevista na política de reembolso de despesas. Entenda sobre essa política e a sua importância mais adiante.
Por que fazer um relatório de viagem?
O relatório de viagem é um importante recurso de controle de gastos, que torna o trabalho da equipe de gestão muito mais ágil. Com ele, contabilizar o reembolso de despesas passa a ser muito mais prático e seguro.
A partir das informações armazenadas, é possível elaborar estratégias valiosas de trabalho. Além disso, com a reunião de todos os gastos torna-se viável analisar como o ativo da empresa está sendo utilizado e, ainda, identificar os colaboradores que estão ou não seguindo as regras da companhia.
Como os funcionários podem se beneficiar?
Afinal, toda empresa que exerce boas práticas de mercado não deve implantar uma ferramenta de trabalho que traga benefícios apenas para a diretoria. Felizmente, esse não é o caso do relatório de viagem.
Por se tratar de um modelo, o funcionário vai se deparar com informações padronizadas, tornando o trabalho mais fácil de ser executado. Outro ponto interessante é que, como as despesas reembolsadas não precisam ser declaradas, o colaborador pode usar o documento para comprovar gastos em nome da empresa.
Aprenda a fazer relatório de viagem
Agora que você já sabe qual a função do relatório de viagem, chegou o momento de saber, passo a passo, como elaborar um. Você vai ver como é possível dar uma guinada na gestão do seu negócio apenas com organização e tecnologia. Confira, a seguir, tudo o que você precisa para montar o seu próprio relatório.
Elabore uma política de reembolso de despesas
Essa tarefa deve ser cumprida antes mesmo da implantação do relatório. Uma boa política de reembolso de despesas vai guiar a montagem do documento, além de deixar claro para os colaboradores o que pode ou não ser ressarcido.
Determine a estrutura do relatório
Nessa etapa, é definido o que os funcionários que viajaram precisam preencher no relatório. É importante que todos os gastos estejam descritos detalhadamente, para que não surja nenhuma dúvida. Geralmente, as despesas de viagens mais usuais são as seguintes: hospedagem, transporte, alimentação e adicionais.
Defina a plataforma
Se você está pensando que o relatório de despesas proposto está escrito em papel como um documento tradicional, engana-se. A ideia é que seja uma ferramenta digital, hospedada em uma plataforma, como uma planilha no Google Sheets, com atualização em tempo real.
Os comprovantes são importantes
Os comprovantes das despesas não precisam mais vir em papel no modelo de relatório de viagem em funcionamento. A plataforma permite que o colaborador faça a digitalização de recibos e notas fiscais com a câmera do celular.
Custos antecipados e reembolsáveis
Como dissemos anteriormente, colocam-se, na estrutura do relatório de despesas, todos os custos da viagem de negócios. Porém, o sistema pode detalhar ainda mais, separando as despesas em antecipados e reembolsáveis. Contudo, o que significa cada grupo?
Despesas antecipadas
Os custos antecipados são aqueles que devem ser pagos pela empresa antes mesmo da viagem ocorrer. Podemos citar como exemplo os custos em seguro de viagem, reserva de hotel e passagem aérea.
Despesas reembolsáveis
A equipe de gestão deve incluir nesse grupo os custos pagos pelo funcionário, que, posteriormente, devem ser reembolsados pela empresa. Geralmente, tais gastos realizados durante a viagem são com alimentação e transporte.
Conheça os desafios envolvendo relatório de viagem
Na ausência de um modelo de relatório de viagem, a desorganização pode vir a ser um grande entrave para a empresa. Isso porque a padronização traz mais segurança e eficiência enquanto estabelece, precisamente, o que deve constar no documento.
De acordo com a pesquisa realizada pela GBTA (Global Business Travel Association), 1 a cada 5 relatórios de despesas apresentam inconsistências, informações faltando e até erros. O tempo que se leva corrigindo é sinônimo de desperdício de horas trabalhadas, além de demonstrar amadorismo.
Relatório de viagens de negócios é na Opentrips
A Opentrips oferece, entre outros serviços de gestão de despesas corporativas, a elaboração personalizada dos relatórios de despesas com viagens da sua empresa. A sua equipe de gestão pode acessar, em tempo real, os relatórios e saber exatamente quais foram os gastos e se, porventura, conseguiu economizar.
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