O sucesso das viagens corporativas se dá, em grande parte, quando elas são planejadas de maneira inteligente, controlando despesas e gastos extras. Isso só acontece no momento em que a empresa entende o que é gestão de viagens corporativas e como ela funciona.
Se o quadro de funcionários da sua companhia está sempre em viagem corporativa, seja para participar de eventos, seja para fechar novos negócios, continue a leitura. Você vai descobrir o que a equipe de gestão precisa fazer para que essas viagens sempre tragam retorno positivo para todos.
O que é gestão de viagens corporativas?
Afinal, o que é gestão de viagens corporativas? Podemos afirmar que esse tipo de gestão é um conjunto de ações que objetivam dar mais agilidade aos processos, de modo a não deixar que aconteçam despesas desnecessárias. Sem ela, o que impera é a desorganização e a insatisfação da empresa e dos colaboradores.
Então, a sua principal ferramenta é a política de viagens corporativas, que precisa estar bastante consolidada. A partir dela é que se definem os direitos e deveres da companhia e dos funcionários, durante e depois da viagem. A consequência disso é a rapidez com que são feitos o reembolso e a prestação de contas.
Como funciona?
O trabalho de gestão de viagens corporativas é feito de metas que precisam ser cumpridas. A primeira delas é estabelecer as prioridades da viagem de trabalho, baseadas nos interesses da instituição e do colaborador.
Em seguida, é necessário focar na integridade do funcionário que está viajando e nos objetivos da empresa com essa viagem corporativa. Tudo isso sem deixar de calcular custo de viagem.
Essencial para o controle financeiro da empresa
Uma boa gestão consegue enaltecer os pontos positivos da viagem e reconhecer o bom trabalho realizado pelos funcionários que a fizeram. Todavia, ela ajuda, principalmente, a potencializar o controle financeiro da instituição tendo como base as diretrizes internas.
Ao minimizar os custos da viagem de negócios, a equipe garante a saúde financeira da empresa, além de atender as necessidades dos colaboradores. Para isso, é essencial elaborar procedimentos de segurança, definir orçamento e alinhar-se com as regras da política de reembolsos.
Vantagens de uma gestão de viagens corporativas
Entender o que é gestão de viagens corporativas e aplicá-la corretamente não só contribui para o controle financeiro do negócio, mas também atende às outras áreas, como recursos humanos. Quando a parte financeira está organizada, a equipe passa a ter mais tempo para realizar outras tarefas, aumentando a produção.
Você vai ver como a organização de viagens vai deixar de ser uma tarefa difícil de ser realizada. Abaixo, listamos algumas vantagens da gestão de viagens corporativas, que devem ser consideradas.
Reforça a segurança e gera mais informações
As etapas que compõem o trabalho de gestão exigem que todas as despesas de viagem sejam incluídas, possibilitando, assim, que informações importantes a respeito da viagem não sejam esquecidas. Isso traz confiança por parte dos funcionários, pois suas necessidades vão ser contempladas.
Traz mais agilidade aos processos
Você sabia que, hoje, é possível gerar relatório de viagem de maneira mais ágil e eficiente? Basta escolher a ferramenta de gestão especializada que gera relatórios, reúne informações e analisa recibos de forma automatizada. Nada como contar com a tecnologia para otimizar o tempo de trabalho.
Reduz despesas
Quando sabemos o que é gestão de viagens corporativas, passamos a entender a importância de fazer orçamento focado na redução de despesas. O gestor escolhe os melhores valores para transporte e hospedagem e tem o controle exato de como e quanto foi gasto.
O que o gestor de viagens corporativas deve fazer?
Basicamente, o gestor de viagens corporativas organiza as viagens e tem o controle financeiro de todo o processo. Além disso, ele deve estar preparado para lidar com imprevistos e buscar parceiros para reduzir os custos, como agências de viagem e companhias aéreas.
Um bom gestor também procura conciliar os interesses da empresa e dos funcionários na medida que promove viagens de qualidade a preços mais baixos. Além disso, esse profissional organiza a agenda de viagem do colaborador, define o teto máximo de gastos e acerta hospedagem e meios de transporte.
Gestão de viagens corporativas para todos os tipos de empresas
Ao ter uma equipe consolidada e alinhada com as boas práticas de gestão de viagens, as características da empresa não têm grande influência. Afinal, uma política de viagens bem elaborada e um controle de gastos e valores de reembolso estipulado são importantes em qualquer contexto.
Pensando nisso, a OpenTrips busca sempre oferecer atendimento personalizado, para atender a perfis diferentes de empresas. Oferecemos serviços de qualidade, e, sobretudo, capazes de atender às demandas do cliente.
Como a OpenTrips pode potencializar a gestão das suas viagens?
Agora que você já sabe o que é gestão de viagens corporativas, ficou mais fácil entender a importância desse trabalho para a saúde financeira da sua empresa. A OpenTrips tem a estrutura completa para organizar as suas viagens corporativas.
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