Você sabe o que são viagens corporativas? São os roteiros que as empresas organizam para funcionários viajarem representando a organização.
Os motivos vão de treinar colaboradores até fechar novos negócios. São ótimas oportunidades para agregar conhecimentos e fazer networking. Porém, diferentemente das viagens a passeio, os roteiros empresariais demandam um planejamento especial. Afinal, os recursos da empresa são utilizados, então os gastos devem ser justificados. Assim, ao organizar uma viagem corporativa, o gestor precisa considerar vários fatores.
HOSPEDAGEM E PASSAGENS
Quando se fala sobre o que é viagem corporativa, consideram-se três detalhes essenciais. Um deles é a passagem: como o colaborador vai chegar ao destino, de carro, ônibus ou avião? Depois, há a hospedagem: por quantos dias ele ficará fora da empresa? Por fim, existe o transporte entre destinos diferentes.
Vamos começar pelas passagens. O gestor deve ver qual meio de transporte oferece o melhor custo-benefício. Assim, o funcionário não chega tão cansado e a empresa pode economizar no valor das tarifas de viagem. Dependendo da distância, o avião é a forma mais eficaz. Em outras, o carro da empresa pode ser a melhor escolha.
Quando se fala em hospedagem, é necessário considerar o conforto do colaborador. Contudo, ele deve vir aliado a um valor razoável, para otimizar as despesas.
TRANSPORTE ENTRE DESTINOS
Se a viagem tiver diversas paradas, o gestor deve pensar nos transportes intermediários. Afinal, quando se fala sobre o que são viagens corporativas, não devemos nos esquecer desse fator. Como o funcionário vai se deslocar do hotel ao lugar que ele deve ir? Se a viagem incluir várias cidades, qual é o melhor roteiro?
Isso deve ser considerado até mesmo para orientar o colaborador. Assim, ele sabe aonde ir e como chegar até lá. Se as passagens forem compradas com antecedência, o viajante se sente mais seguro e pode haver algum desconto.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS
Se os funcionários viajam com frequência pela empresa, uma política de viagem corporativa é fundamental. Ela vai nortear o gestor com relação a gastos, tempo e importância da viagem. As vantagens vão além da economia de recursos em si.
Essa política controla os gastos e otimiza o tempo do funcionário fora da empresa. Afinal, mesmo que esteja viajando a trabalho, ele deixará de realizar as atividades internas. Além disso, ele tem a responsabilidade de representar a empresa em outra localidade.
O PAPEL DA AGÊNCIA DE VIAGENS
A empresa pode deixar esse papel a cargo de uma agência de viagem corporativa. Assim como as agências tradicionais, elas organizam roteiros específicos para cada empresa e também compram as passagens aéreas ou rodoviárias com antecedência.
Como já trabalham com isso, elas geralmente têm acesso a descontos especiais. Afinal, quando se fala sobre o que são viagens corporativas, é importante pensar no custo para a empresa. Assim, para o gestor, é fundamental calcular o custo-benefício da viagem, e uma agência pode ajudar.
Em caso de trajetos no exterior, as agências contam com seguro-viagem internacional. Ele cobre despesas em casos de imprevistos, como extravio de bagagem e remarcação de passagem. A cobertura varia de acordo com o contrato, por isso é bom ler o documento com cuidado.
COMO FACILITAR ESSE PROCESSO?
Há formas de deixar a organização da viagem ainda mais fácil e econômica. Como tudo hoje ocorre via internet, que tal ter uma plataforma especializada no assunto? É como se fosse um gestor de viagens, mas online e acessível de qualquer lugar, a qualquer hora.
A OpenTrips é uma solução completa para viagens corporativas. A plataforma integra sistemas de busca de hospedagem, passagens e transporte. O serviço encontra opções de hotéis com o melhor custo-benefício, também calcula as passagens, os preços e os dias de embarque.
A plataforma pode ser acessada em tempo real pelo gestor. Além disso, com a inteligência artificial, ela registra toda a movimentação no seu banco de dados. Assim, ela consegue sugerir a hospedagem mais adequada, com os melhores descontos.
CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO
A OpenTrips conta também com o cartão de crédito corporativo Openfy. Ele é integrado à plataforma e tem a movimentação acompanhada a todo instante. Para o colaborador em viagem, traz mais conforto e segurança. Ele pode usá-lo da mesma forma que o cartão tradicional e bloqueá-lo em caso de furto ou perda.
A plataforma toda, incluindo Openfy, é sincronizada com o sistema de ERP da sua empresa. Isso significa que as despesas são lançadas diretamente no departamento financeiro. Então, o gestor não precisa enviar faturas de cartão, recibos de passagem ou reembolso, já que tudo fica registrado automaticamente.
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Quando se fala sobre o que são viagens corporativas, pensa-se na OpenTrips. O gestor pode organizar os roteiros da forma mais conveniente e otimizada, garantir conforto e segurança ao funcionário, e a organização ganha tempo e dinheiro. Tudo isso ocorre sem intermediários, com acompanhamento em tempo real.
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