Fazer um orçamento de viagem é a principal etapa do planejamento de viagens corporativas, pois otimiza a gestão de gastos da empresa, evidenciando oportunidades de controle e redução de custos — o que gera economia para a organização.
Então, você sabe calcular custo de viagem? Embora seja algo teoricamente simples, na prática, isso costuma gerar muitas dúvidas, pode ser bastante trabalhoso e ainda requer alguns cuidados básicos.
Pensando em ajudar você a realizar essa tarefa de forma rápida e assertiva, sem cometer erros, neste artigo, reunimos o passo a passo de como fazer orçamento de viagem para sua empresa. Acompanhe a leitura!
1. Crie uma política de viagens
O primeiro passo, que começa antes mesmo do cálculo do custo de viagem em si, consiste na criação de uma política de viagens. É fundamental que a empresa tenha uma política bem definida, visto que é por meio dela que os processos operacionais e administrativos são otimizados.
Além disso, este documento estipula o que pode ou não ocorrer nas viagens corporativas. Logo, um item proibido não deve entrar no orçamento, assim como um item obrigatório não pode ficar de fora. Um bom exemplo para ilustrar essa questão é o seguro-viagem. Em alguns destinos do exterior, ele é necessário, portanto não pode ser cortado.
Com isso, fica claro que a política de viagens influencia diretamente o orçamento de viagem. Então, é fundamental que este documento seja bastante detalhado e fácil de entender.
Dicas sobre como criar uma política de viagens
Se você tem dúvidas sobre como criar ou o que incluir nesse tipo de documento, não se preocupe. Selecionamos abaixo algumas sugestões de elementos para a política de viagens da sua empresa. Confira:
- empresas parceiras;
- uso do cartão corporativo;
- fornecedores preferenciais;
- outras formas de pagamento;
- responsabilidades do viajante;
- tipo de hospedagem recomendada;
- como deve ser feito o relatório de viagem;
- despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;
- políticas para viagens nacionais e internacionais;
- deveres dos fornecedores e prestadores de serviço.
2. Defina as características das viagens
Além de criar uma política de viagens, é importante definir as características de cada uma delas, como: principais objetivos, opções de destinos, tempo máximo, etc. Isso porque todas essas especificações impactam diretamente o orçamento da viagem.
O custo de uma viagem para os EUA, por exemplo, é muito maior que o de uma viagem nacional, sobretudo pelas diferenças de câmbio. Dessa forma, ainda que envolva muitas variáveis e exceções, tente criar um modelo de viagem para ter uma base de orçamento estruturada e preestabelecida.
Vale ressaltar que as viagens corporativas implicam mais que passagem e hospedagem. Além disso, é obrigação da empresa arcar com alimentação, transporte e outras despesas recorrentes. Logo, ter uma lista com as características facilita a análise e a adequação desses gastos às condições financeiras da organização.
3. Realize uma pesquisa de preços
Após identificar e analisar tanto os gastos indispensáveis quanto os gastos recorrentes, pesquise os preços para conhecer melhor as opções disponíveis no mercado e identificar aquelas que oferecem o melhor custo-benefício. Afinal, o mais barato pode sair muito caro. Veja a seguir o que considerar na pesquisa:
- diária do hotel/pousada;
- custo de transporte no destino;
- deslocamento até o aeroporto;
- preço das passagens;
- valor médio dos restaurantes (em todas as refeições);
- serviços inclusos na hospedagem (café da manhã, por exemplo).
Colocando todos esses custos na ponta do lápis, é possível encontrar e comparar as empresas ideais para os serviços listados acima com mais facilidade, o que simplifica a tomada de decisão que apresenta mais vantagens do ponto de vista da organização.
4. Faça roteiros padronizados
Para fazer o orçamento corretamente, é fundamental calcular rota e custo de viagem. Porém, diferentemente de um roteiro comum, viagens corporativas exigem a padronização de alguns aspectos. Isso porque quanto mais previsíveis forem essas viagens, mais assertiva será a previsão de gastos.
Imagine que um dos elementos padronizados do roteiro determina que, em viagens para o exterior, o embarque seja sempre noturno. Com isso, é possível prever que o desembarque ocorrerá na manhã do dia.
Esse importante detalhe evita que a empresa pague taxas de late check-in (check-in após o horário enraivecido), o que possibilita administrar melhor o orçamento de viagem.
5. Calcule seu orçamento de viagem com a OpenTrips
O orçamento de viagem deve ser calculado com bastante atenção para garantir que os objetivos sejam cumpridos e a empresa não tenha despesas extras. Sendo assim, é importante contar com uma plataforma especializada em planejamento de viagens para calcular o orçamento.
A OpenTrips é a melhor opção disponível no mercado. Por meio dela, é possível otimizar a gestão de gastos, organizar os roteiros de acordo com a política de viagens, oferecer mais segurança e conforto para o funcionário. Clique aqui e peça uma demonstração para conhecer as vantagens da ferramenta!
