Toda empresa que inclui viagens corporativas na rotina precisa ter um planejamento de viagens adequadamente estruturado. Só assim os recursos vão ser investidos de maneira correta. Sem falar que, com uma viagem bem planejada, a agenda do colaborador em viagem vai ser muito mais produtiva.
Quer entender melhor para que serve um planejamento de viagens, conhecer os benefícios dessa ferramenta, aprender como organizar as viagens da sua empresa e ter dicas para a elaboração de um bom planejamento? Continue a leitura e você vai ter essas informações e muito mais.
Por que fazer um planejamento de viagens a trabalho?
A resposta para essa pergunta é muito simples: eficiência. Sem organização, a equipe de gestão pode levar mais tempo para executar as tarefas e despender mais recursos que garantam resultados satisfatórios para a companhia.
Com o planejamento, fica mais fácil ter o controle de todos os gastos da empresa, já que os processos passam a ser automatizados. Na Open Trips, você encontra a solução completa de gerenciamento de viagens corporativas em uma só plataforma.
Como organizar uma viagem corporativa?
As viagens corporativas existem para ampliar as oportunidades de crescimento da companhia. Portanto, grandes expectativas são geradas em torno dessa forma de fazer negócio. Confira, a seguir, os pontos cruciais para o sucesso de toda viagem corporativa.
Roteiro
Um roteiro de atividades bem estruturado, com ações claramente definidas e com foco nos resultados é a base de uma boa organização de viagens. É recomendado, inclusive, que se elabore uma política de viagens, para que todos estejam cientes das regras de reembolso, direitos e deveres dos colaboradores, entre outros detalhes.
Passagens
Esse ponto talvez seja o que exige mais recursos, por isso, deve ser cumprido com antecedência. Quanto mais distante estiver do período da viagem, mais barata tende a ser a passagem. Outra dica é ir em busca de pacotes promocionais e descontos, para que a viagem não se torne um peso para a saúde financeira da empresa.
Hospedagem
A mesma estratégia adotada para economizar com as passagens, também é válida quando se trata de hospedagem. Além dos descontos, fazer a reserva no hotel muito antes da data da viagem garante maior qualidade na estadia.
Transporte
Para definir os meios de locomoção do colaborador é importante ter como guia os horários dos compromissos e a localização de cada agenda. A depender da distância, vão ser decididos os tipos de transporte, como táxi, aplicativos de transporte ou ainda aluguel de veículo.
Alimentação
A alimentação faz parte dos custos de viagem a trabalho e o valor destinado não tem como ser previsto, ou seja, é um item reembolsável. O mais importante é que a política de reembolso esteja muito clara e seja compartilhada com o colaborador o que é reembolsado e o que não é.
7 passos para um bom planejamento de viagens corporativas
Não adianta elaborar um planejamento de viagens sem pensar em ações estratégicas que garantam a eficiência dos processos. Por isso, listamos algumas iniciativas que podem ajudar você a organizar a sua próxima viagem corporativa.
1 – Faça a solicitação da viagem com antecedência
O primeiro ponto para um bom planejamento de viagens é agir com antecedência. Solicitar a viagem fica por conta dos colaboradores, que podem solicitar a viagem com certa antecedência. É papel dele definir as necessidades da viagem e encaminhar os dados para o setor responsável pelas compras.
2 – Faça várias cotações de passagens
Encontrar o melhor preço depende da sua disposição para fazer diversos orçamentos. Quanto mais fornecedores a empresa tiver, maiores são as chances de se negociar preços mais acessíveis.
3 – Monte uma política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas vai reunir regras que definem o que pode ser reembolsado ou adiantado. Ter isso claramente estabelecido vai orientar o colaborador quanto aos gastos durante a viagem.
4 – Tenha acesso mais rápido ao relatório de despesas
O relatório de despesas é um documento essencial para calcular o custo de viagem. O colaborador deve enviar, em tempo real, os comprovantes de despesas e classificá-las. Quanto mais ágil for esse processo, mais produtiva vai ser a viagem. Afinal, o colaborador não vai perder muito tempo prestando contas.
5 – Vá em busca de parcerias
Elas valem para todas as áreas citadas no início do texto: transporte, alimentação, hospedagem e passagem. Se o colaborador sempre utiliza o mesmo tipo de transporte, por exemplo, seria ótimo fechar parceria com uma instituição que fornece o serviço. Negociar é sempre uma boa saída para economizar.
6 – Não ignore os imprevistos
Um bom planejamento de viagens sempre tem um lado b, caso surjam imprevistos de última hora. Com eles sempre vêm gastos extras, que precisam estar no planejamento para que o colaborador e a empresa não sejam pegos de surpresa.
7 – Conte com a tecnologia
A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua companhia na hora de lançar e aprovar as despesas. Com o smartphone, o colaborador faz as prestações de contas de onde estiver e o gestor realiza as aprovações, evitando gastar tempo com planilha de controle de viagens.
Conte com a Open Trips para organizar as viagens da sua empresa
Como você viu, planejar viagens corporativas, de forma automatizada, é muito importante para que a sua empresa tenha total controle de viagens, além de utilizar os recursos financeiros e humanos de maneira mais eficiente.
A equipe da Open Trips está pronta para tornar as viagens corporativas da sua companhia ainda mais produtivas. Acesse nosso site e confira as soluções de gerenciamento voltadas para gestores e viajantes. Venha ser nosso mais novo parceiro!
