Ter uma planilha de controle de viagens corporativas é fundamental para qualquer empresa. Porém, como montar uma tabela objetiva, fácil de alimentar e que registre tudo o que ocorre fora da companhia?
Neste artigo, elaboramos um passo a passo para auxiliar a montagem da sua planilha de controle de viagens no Excel ou em qualquer outro editor on-line. Além disso, falamos sobre como planejar e aplicar estratégias às viagens corporativas. Acompanhe a leitura!
A importância da planilha de viagens
Antes de ver os itens indispensáveis para a planilha de viagens, é preciso compreender porque essa ferramenta é importante para as empresas que realizam viagens a negócios. Como você sabe, as próprias organizações arcam com os custos das viagens corporativas. Afinal, os funcionários viajam a trabalho.
A planilha é uma forma de controle de gastos em viagem que garante que nem a companhia e nem o colaborador tenha prejuízo. Com ela, o funcionário não arca com as despesas que são de responsabilidade da companhia.
Por outro lado, a empresa pode medir os gastos e buscar meios de reduzi-los com base na análise dos dados registrados ali.
Passo a passo para montar uma planilha de controle de viagens
Agora que você já sabe qual é a importância da planilha para o controle de viagens corporativas, confira como montar a sua, de forma simples e eficiente, nos nove passos abaixo.
1. Data da viagem
Para programar uma viagem corporativa, o primeiro campo a ser preenchido na planilha deve ser a data, pois saber quando o funcionário vai viajar é indispensável para o planejamento organizacional.
2. Status
Qual é a situação dessa viagem? Ela está sendo planejada, foi confirmada ou já está agendada? Existe a possibilidade dela já ter acontecido, mas o registro não ter sido atualizado, ou dela ter sido cancelada após ser inserida na planilha?
Para facilitar a visualização, você pode optar por diferentes cores nesse campo. Por exemplo: use verde para as viagens feitas, amarelo para as viagens em andamento, laranja para as viagens agendadas, cinza para as viagens em planejamento e vermelho para as viagens canceladas.
3. Informações do colaborador
Na planilha, também é indispensável inserir o nome do colaborador que fará a viagem, bem como o departamento e o código do cargo. Por exemplo: João Silva, marketing, código 123310 (CBO de diretor de marketing).
4. Destino
Para onde o profissional vai? No próximo campo, você deve inserir o destino da viagem. Mencione município, estado e país, no caso de viagens internacionais.
5. Motivo da viagem
Certamente, existe um motivo pelo qual o colaborador vai viajar. Qual é ele? Negociar com um novo cliente, fechar uma venda ou solucionar algum problema? Seja qual for o objetivo, insira na planilha de controle.
6. Autorização
Todas as viagens corporativas precisam ser autorizadas por uma pessoa em cargo de liderança, como um chefe de departamento ou o responsável pela administração de viagens da empresa. Saiba quem autorizou cada viagem e acrescente o nome do profissional à planilha.
7. Tempo de viagem
Assim como é importante saber quando o funcionário vai viajar, também é essencial conhecer a duração da viagem: um dia ou uma semana? Obviamente, quanto maior for o período, maiores serão os custos.
A depender do motivo do trajeto, é comum que o tempo fora seja mais longo, como no caso de workshops, feiras, viagens internacionais e cursos.
8. Hospedagem
Caso o colaborador passe um ou mais dias no destino, é preciso definir o tipo de hospedagem, sobretudo se for responsabilidade da companhia fazer a reserva. É essencial que essa informação conste na planilha para eventuais análises.
9. Gastos
Por fim, há as despesas realizadas durante a viagem. Embora a empresa estipule um valor de gastos, apenas após o retorno do profissional e a apresentação das notas fiscais, será possível saber o valor total, de fato. Veja os principais custos abaixo:
- transporte: carro, ônibus, avião, gasolina e pedágios (para as viagens de carro);
- hospedagem: hotel, casa, apartamento por temporada, hostel ou pousada. Lembre-se de inserir o valor por diária e o custo total;
- alimentação: café da manhã, almoço e jantar, no mínimo;
- entretenimento: caso a viagem permita turismo corporativo, as notas referentes aos passeios devem ser registradas nesse campo.
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