Ter uma política de viagem corporativa bem estabelecida é fundamental para todas as empresas que enviam seus colaboradores a viagens de negócios, pois possibilita a otimização de processos, a redução de custos, a definição de padrões de reembolso, etc.
No entanto, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre como criar ou modificar as políticas de viagens corporativas da empresa. Por isso, neste artigo, reunimos todas as informações sobre esse documento. Acompanhe a leitura!
O que é política de viagem corporativa?
Como mencionamos, trata-se de um documento que auxilia no controle de viagens corporativas. Nele, constam todas as especificações, regras e informações relacionadas às viagens a trabalho, feitas pelos funcionários para a companhia.
Dessa forma, é essencial que todas as instruções sejam descritas detalhadamente, com clareza e objetividade. Entre aquelas que não podem ficar de fora de uma política de viagem corporativa, podemos destacar:
- regras para a compra e o pagamento de hospedagem, passagem e transporte;
- processo de aprovação de gastos durante a viagem;
- especificações sobre reembolso;
- limite de gastos de acordo com o destino e o tempo de viagem, entre outros.
Como criar uma política de viagem corporativa?
Agora que você já sabe o que é política de viagem corporativa, para te ajudar a criar ou modificar o documento já existente na sua empresa, fizemos um passo a passo de como criar uma política de viagens, veja a seguir.
Defina as necessidades da empresa
A primeira etapa é identificar e definir as necessidades da companhia, visto que o planejamento de viagens corporativas deve considerar a realidade de cada organização e de seus departamentos.
Afinal, cada empresa trabalha de uma forma, por esse motivo, tem prazos, orçamentos, destinos e frequência de viagens diferente. Todas essas especificações devem constar no documento.
Envolva os stakeholders
“Stakeholders” é um termo em inglês que representa “grupo de interesse” ou “parte interessada” no negócio. Em outras palavras, pode ser definido como indivíduos impactados pelas ações da empresa.
Existem diversos stakeholders, entre clientes e parceiros comerciais. Aqui, porém, falamos sobre os diferentes perfis de profissionais que existem em uma companhia:
- CFO: gerente financeiro.
- CEO: principal executivo da organização;
- gerente de RH: responsável pela gestão de pessoas;
- colaboradores que viajam com frequência: principal ator da política de viagens;
- gerente de viagens: profissional que cuida diretamente das viagens de negócios realizadas na empresa.
Seja objetivo ao definir as regras
Ser objetivo é essencial nesse tipo de documento, pois é preciso passar todas as informações com clareza, evitando duplas interpretações e ambiguidades. Dessa forma, leia o que foi escrito e peça para outras pessoas lerem para ter certeza de que você está passando a mensagem corretamente.
Encontre um consenso ao criar a política de viagens
Ao criar uma política de viagens, é importante levar em consideração as necessidades da companhia e dos funcionários, assim como mencionamos na primeira etapa. Com base nessas diretrizes, é possível estabelecer regras de forma objetiva e eficiente. Veja quais especificações não podem faltar no documento:
- itens que não estão incluídos nas despesas da viagem;
- direitos e deveres do colaborador em viagens corporativas;
- site, plataforma ou método de compra de passagens;
- perfil de viagem de acordo com o cargo, o setor ou o funcionário;
- orçamento disponível para cada perfil de viagem;
- custo máximo de hospedagem, alimentação, transporte, entre outros;
- apresentação de todas as notas fiscais de gastos feitos durante as viagens.
Estipule normas para prestação de contas e segurança
Também é importante que a política de viagens da empresa contenha regras de prestação de contas e segurança do profissional viajante. Em relação à segurança, estabeleça procedimentos que assegurem a proteção, o bem-estar e o conforto do funcionário, como:
- telefones de contato do colaborador e também dos familiares;
- endereço completo e telefone do local onde o profissional estará hospedado;
- dados sobre os eventos que o funcionário participará durante a viagem, como local, horário, duração, entre outros.
Já sobre a prestação de contas, é fundamental que fique claro para o colaborador que será necessário apresentar todas as notas fiscais de despesas realizadas durante a viagem para comprovar os gastos e, assim, ser possível realizar o reembolso de despesas corporativas.
Além das notas fiscais, também pode haver outras regras a serem cumpridas para garantir que as necessidades da empresa e do profissional sejam atendidas. Se esse for o caso, também especifique na política.
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