Ter o controle dos gastos dos funcionários em viagens de negócios é uma das etapas mais importantes da organização dos deslocamentos corporativos. Para isso, o relatório de despesas de viagem é a melhor ferramenta. Afinal, é essencial que a empresa saiba quanto os colaboradores estão gastando.
Pensando nisso, vamos te contar em detalhes do que se trata esse documento, como elaborá-lo e qual a real importância dele para o dia a dia das organizações. Desse modo, é possível entender se o resultado está sendo satisfatório frente às despesas. Ficou interessado? Continue lendo!
O que é um relatório de despesas de viagem?
Em poucas palavras, um relatório de despesas de viagem nada mais é do que um documento em que estão discriminados todos os gastos que um funcionário teve enquanto viajava a serviço da empresa. Seu principal objetivo é fazer com que os colaboradores prestem contas à companhia.
Afinal, quando estão viajando para representar a empresa, os funcionários precisam ter todos os seus gastos cobertos pela companhia. Nesse sentido, o relatório de viagem para prestação de contas ajuda a manter o controle detalhado do custo que as viagens corporativas representam no orçamento da organização.
Esse relatório com as despesas de viagem facilita o reembolso dos funcionários e ajuda a empresa a prever custos futuros com novos deslocamentos. O documento pode ter vários formatos, mas, em geral, é preciso indicar o tipo de gasto, a justificativa e o valor em reais da despesa.
Qual a importância do relatório de despesas de viagens?
Durante uma viagem corporativa, é necessário pagar custos expressivos, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e deslocamento do colaborador. Por isso, a primeira e grande importância do relatório de despesas de viagem é auxiliar a companhia a manter o controle do dinheiro que estão gastando.
Porém, para além disso, esse documento, que costuma funcionar com algum tipo de comprovante de despesas, é fundamental para padronizar processos e facilitar o trabalho da equipe financeira. Afinal, é ela que precisa analisar os gastos e as suas justificativas para emitir o reembolso aos funcionários.
Além de colaborar para um reembolso de despesas mais efetivo, o relatório é uma ótima ferramenta para evitar gastos excessivos e, até mesmo, diferenciar uma despesa pessoal do funcionário de uma corporativa.
A padronização dos processos, também, é uma excelente forma de diminuir erros no dia a dia e aumentar a produtividade da empresa como um todo. Afinal, o time financeiro saberá exatamente como analisar cada relatório para otimizar o tempo e agilizar os reembolsos.
Ainda, um bom processo de entrega de relatórios de despesas é responsável por auxiliar na projeção de custos futuros. Assim, a empresa sabe exatamente quanto do seu orçamento deve ser reservado às viagens corporativas.
Por último, mas não menos importante, o relatório de despesas de viagens corporativas, também, estimula a transparência na relação entre a companhia e os seus colaboradores, já que cabe a estes reportar tudo que gastaram enquanto estiveram trabalhando fora dos escritórios da companhia.
Como fazer um relatório de despesas de viagem?
Para fazer um bom modelo de relatório de despesas de viagens é fundamental levar algumas questões em consideração. A seguir, contamos em que você deve pensar ao estruturar o processo padrão para prestação de custos relacionados às viagens na sua empresa:
Definir limite de despesas
Uma boa gestão de despesas de viagens corporativas deve contar com um claro limite de gastos, indicando quanto cada funcionário pode acumular. Para defini-lo, é interessante considerar os preços médios de passagens aéreas, hospedagem e alimentação nos destinos para os quais a empresa costuma enviar seus funcionários.
Ter uma política de viagens estabelecida
Outro ponto essencial a se pensar é ter uma política de viagens estruturada e amplamente divulgada entre todos os colaboradores. Nela, serão explicadas várias questões práticas sobre como funcionarão as viagens corporativas.
Por exemplo, nesse documento estará discriminado se todos os funcionários terão os mesmos limites de gastos e/ou se pessoas em hierarquias diferentes na empresa poderão ter tratamentos distintos com relação às despesas.
Definir regras para reembolsos
É importante definir com antecedência quais são os tipos de gastos que podem ou não ser reembolsados pela empresa. Além disso, é preciso padronizar os prazos para pagamento do reembolso, o processo a ser seguido para solicitá-lo, entre outros pontos burocráticos importantes.
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A OpenTrips é a plataforma ideal para ajudar a sua empresa a gerir o relatório de despesas de viagem dos seus funcionários. Com uma visão integrada entre site e app, aqui os colaboradores podem cadastrar seus gastos em tempo real, assim como anexar comprovantes de pagamentos, notas fiscais e outros documentos.
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