O relatório de viagem é um documento que precisa ser preenchido pelos colaboradores que viajam em nome da empresa. É através dele que a companhia poderá ter registradas todas as despesas feitas durante o deslocamento e todas as atividades que o funcionário realizou nesse período.
Para te ajudar a compreender a importância de incluir na rotina de atividades da sua empresa o preenchimento do relatório de viagem a trabalho, preparamos um conteúdo completo. Continue conosco para descobrir mais sobre a função desse documento e dicas para elaborar o modelo ideal para a sua companhia. Confira!
Como funciona o relatório de viagem a trabalho
Conforme adiantamos, o relatório de viagem empresarial nada mais é do que um documento em que os funcionários que viajaram para representar a empresa longe da sua sede precisam discriminar todos os gastos e as atividades realizadas durante a temporada em que esteve distante.
O grande objetivo do relatório é manter as despesas da empresa organizadas. Afinal, o departamento financeiro reserva um orçamento específico para os deslocamentos de colaboradores. Por isso, é essencial avaliar se o valor foi gasto adequadamente e se os custos estão dentro da estimativa prevista anteriormente.
De forma geral, o relatório de viagem deve incluir informações relativas às despesas de viagem com passagens aéreas, hospedagem, transporte extra, alimentação e/ou outras taxas que possam ter sido pagas, como seguro-viagem ou aluguel de carros.
Qual é a importância de um bom relatório de viagem?
Fazer um relatório de viagem é uma excelente forma de a empresa avaliar se o orçamento que está alocando para as viagens corporativas é adequado. Além disso, a importância desse processo está no fato de que ele estimula a cultura de transparência e o compartilhamento de informações dentro da organização.
Estimular os colaboradores a fazerem um relatório de despesas detalhado também é essencial para garantir que o funcionário seja reembolsado corretamente pelos gastos pagos por ele, seguindo a política de reembolso específica da empresa.
Ainda, o relatório ajuda a ter uma visão macro sobre o perfil de viagens dos funcionários, oferecendo insights valiosos para compreender como o ativo da empresa está sendo utilizado. Em cenários como redução de custos ou incremento do budget, ter os dados organizados em relatórios otimiza o processo.
Quando há necessidade de enviar um relatório ao setor responsável pelo controle financeiro, reduz-se a chance de possíveis fraudes na prestação de contas. Isso porque, ao preencher o documento, o funcionário deve anexar comprovantes de pagamentos e/ou notas fiscais para provar os gastos descritos.
Como fazer um relatório de viagem completo
A melhor forma de implementar o relatório de viagem na sua empresa é adotar um documento padrão. Muitas organizações utilizam modelos em planilhas, mas também é possível investir em um sistema automatizado de gestão de despesas corporativas, gerando relatórios a partir de dados imputados no sistema.
Como informações básicas, o relatório de viagem deve incluir as atividades realizadas durante a viagem, bem como os gastos que o funcionário teve. Valores, finalidade da despesa e discriminação se o custo saiu do orçamento da empresa ou se precisará ser reembolsado são detalhes essenciais.
Antes mesmo de criar um modelo de relatório, é crucial que a empresa elabore e exponha aos funcionários a sua política de reembolso de despesas corporativas. Assim, o time sabe exatamente o que a empresa cobre ou não cobre financeiramente durante as viagens.
No relatório, é preciso incluir os valores e a explicação detalhada de cada gasto. Em geral, é possível organizar o modelo em três categorias: hospedagem (diárias de hotel), transporte (gastos com passagens aéreas e traslado no local) e alimentação (custos das refeições durante o período da viagem).
Também é importante deixar um campo disponível para a inclusão de gastos adicionais, como pedágios, estacionamento, taxas e/ou quaisquer tipos de imprevistos. E não se esqueça de incluir a opção de anexar comprovantes e notas fiscais digitalizadas.
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Tornar o processo de realizar relatório de viagem de negócios mais rápido é um excelente benefício para as empresas. Assim, os colaboradores conseguem direcionar sua atenção e seus esforços a outras atividades, sem deixar de lado suas responsabilidades com a prestação de contas à empresa.
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