Não são poucas as empresas que precisam enviar seus funcionários em viagens corporativas para representá-la em um evento ou em negociações comerciais. Por isso mesmo, ter um sistema de viagens integrado é uma excelente solução para otimizar tarefas relacionadas à organização das viagens.
Assim, os gestores podem gastar menos tempo lidando com tarefas burocráticas do planejamento de viagens. Um bom sistema para organização de viagens também proporciona mais autonomia e transparência para os colaboradores que estarão viajando. Quer entender mais sobre o assunto? Continue a leitura!
Benefícios do sistema de viagens
São muitos os benefícios envolvidos em contratar um sistema de viagens para a sua empresa. Em primeiro lugar, esse tipo de ferramenta conta com integração direta com os softwares empresariais, permitindo sistema de permissionamento e autorização de gastos e reservas de viagens.
Além disso, a plataforma oferece funcionalidades para o planejamento e a gestão de viagens corporativas em todas as suas frentes: desde reservas de voos e hotéis até o controle de gastos em tempo real durante a viagem.
O melhor de tudo é que os sistemas de viagens corporativas podem ser automatizados para funcionar de forma personalizada conforme a política de viagens de negócios de cada empresa.
Assim, os colaboradores podem gerir suas próprias viagens com tranquilidade sabendo que tudo estará de acordo com as diretrizes da companhia. Muito interessante, não é?
Principais funcionalidades de um sistema de viagens
Agora você já sabe o que é um sistema de viagens e quais são as vantagens em implementá-lo em sua companhia. Porém, na prática, quais são as funcionalidades que ele oferece e como elas podem deixar a rotina dos colaboradores mais produtiva?
A seguir, te mostramos alguns exemplos de ferramentas de uma boa plataforma para gestão de viagens. Vale destacar que as soluções para viagens corporativas disponíveis podem variar segundo as necessidades da sua empresa. Sendo assim, existem alternativas para todos.
Orçamento de viagens
Começando pelo básico: uma boa plataforma de gestão impreterivelmente precisa contar com ferramentas para controlar o orçamento de viagens corporativas. Dessa maneira, as lideranças e a equipe do departamento financeiro podem controlar em tempo real se o budget está sendo respeitado.
Reservas on-line
Outra parte fundamental do planejamento que precisa estar no sistema é a gestão de reservas on-line. Através da ferramenta, os próprios funcionários que irão viajar têm autonomia para reservar hotéis e bilhetes aéreos diretamente com os fornecedores, comparando preços e escolhendo-os conforme suas necessidades.
Relatório de viagem da empresa
A prestação de contas é uma parte muito importante da organização de viagens corporativas. Isso porque a empresa precisa saber exatamente quanto e em que os colaboradores estão gastando durante os deslocamentos para ter o controle de verba e emitir reembolsos quando necessário.
Por isso mesmo, boas plataformas de gestão de viagens devem contar com a função de gerar relatório de viagem de empresa com foco em despesas. Assim, fica mais fácil fazer reports orçamentários para a diretoria.
Integração com cartão corporativo
Cartões corporativos são ótimas alternativas para empresas com muitas viagens de negócios. Com eles, é possível pagar por refeições, táxis e despesas extras com muito mais facilidade. Assim, os colaboradores não precisam pedir reembolso dos gastos após a viagem, retirando um step do fluxo de processo do time financeiro.
Essa funcionalidade permite, ainda, o monitoramento de gastos em tempo real, além de facilitar o dia a dia dos colaboradores, já que não precisam se preocupar em guardar notas fiscais e/ou faturas comprovando seus gastos. O próprio sistema dá conta disso de forma integrada com o financeiro da empresa.
Como implementar um sistema de viagens
Para implementar um sistema de viagens do zero na sua empresa, nada melhor do que contar com o apoio das OTAs — online travel agencies — ou agências de viagens on-line na tradução livre para o português.
Essas empresas nada mais são do que agências de viagem que usam a tecnologia a seu favor para oferecer soluções de viagens completas aos seus clientes. Ao contratar os serviços de uma travel tech, você garante a implementação de uma plataforma de gestão de viagens com autonomia e eficiência.
Além disso, as agências também oferecem suporte e atendimento em tempo real, auxiliando na tomada de decisões com base em gastos anteriores. A consultoria dos profissionais especializados de uma agência também é fundamental para treinar os colaboradores a respeito do novo sistema implantado.
Por fim, as agências não só podem implementar um sistema de viagens completo nas empresas como também ajudam a estruturar a política de viagens corporativas. Assim, as diretrizes da companhia ficam mais claras e acessíveis a todos os funcionários.
Implemente um sistema de viagens corporativas com a OpenTrips
Na OpenTrips, você encontra o melhor sistema de viagens para a sua empresa. Nossa ferramenta conta com controle de despesas financeiras de viagens, gestão de reservas de voos e hospedagem on-line com sistema de permissionamento integrado, suporte 24 horas e 7 dias por semana, entre outras funcionalidades.
Aproveite a autonomia e a liberdade de contar com um sistema automatizado para gerir todas as viagens de negócio, poupando tempo e dinheiro no dia a dia. Ficou interessado(a)? Entre em contato conosco e agende agora mesmo uma simulação gratuita da nossa plataforma. Acesse!
