Como organizar uma viagem de negócios de sucesso

Confira, neste artigo, os pontos que precisam ser observados ao planejar uma viagem de negócios. Você verá que pequenos detalhes fazem a diferença!

Da mesma forma que a organização é peça fundamental em uma boa gestão empresarial, a viagem de negócios também precisa ser planejada. Essa é uma estratégia muito eficaz, que economiza tempo e dinheiro, pois evita imprevistos, além de não deixar que papéis importantes, por exemplo, fiquem para trás.

A OpenTrips busca sempre tornar a experiência de viagem de negócios dos clientes cada dia melhor. Por isso, reuniu dicas que podem facilitar o dia a dia de profissionais que trabalham viajando. Confira, a seguir, algumas orientações e compartilhe com os seus colegas.

O que você precisa saber para planejar uma viagem

Uma boa gestão de viagens corporativas está embasada em um leque de informações que serve de apoio na hora das tomadas de decisão. São detalhes importantes que tornam os planos de viagem mais assertivos e produtivos. Veja, na sequência, alguns pontos.

Conheça a política de viagem da empresa

Para que a viagem de negócios aconteça de maneira satisfatória, é imprescindível entender qual o procedimento criado pela empresa para esses casos. São etapas pensadas pela instituição para ajudar na organização da viagem.

A política de viagem da empresa define a responsabilidade do profissional que estará em viagem e os recursos oferecidos e controla as despesas que a empresa terá. Ao final, o resultado do cumprimento dessas diretrizes será o aumento da qualidade dos serviços prestados.

Defina os objetivos da viagem

Conhecer a missão da viagem e as expectativas depositadas são determinantes para saber se o deslocamento é viável ou, até mesmo, necessário de ser feito. É o momento de colocar na balança vantagens e desvantagens.

Em muitos casos, os objetivos de uma viagem presencial podem ser cumpridos, tranquilamente, por uma videoconferência, sem haver nenhum prejuízo para a empresa. Pelo contrário, estará realizando a missão e sem provocar despesas de viagem extras.

Controle o tempo da viagem

Um bom planejamento requer definir a estimativa de tempo da viagem de negócios. Isso é feito a partir do volume de atividades programadas e das datas e dos horários dos compromissos agendados.

Outro detalhe que precisa ser observado é a oferta de voos para o local de destino. Caso existam poucas opções, a duração da viagem será maior, o que implicará em mais diárias de hospedagem e outras despesas.

Estará frio ou calor?

Hoje em dia, é possível encontrar na internet muitos sites confiáveis especializados em meteorologia. Por meio deles, você terá a possibilidade de saber se estará frio, calor, com ou sem chuva na cidade de destino, nas datas estimadas para acontecer a viagem de negócios.

Essa informação pode ser importante na hora de definir os meios de transporte a serem utilizados nos trajetos, assim como os tipos de peças de roupa que o viajante terá que levar na mala.

Logística da viagem

A logística de viagem inclui atentar-se, entre outras questões, para o tempo de deslocamento entre os compromissos. Esse controle faz total diferença em situações de agenda cheia, sendo necessário estender o tempo de estadia para não ocorrer risco de atrasos.

Os custos de viagem com alimentação, hospedagem e passagem também entram no processo de logística. Colocar tudo na ponta do lápis permite que não haja gastos em excesso, o que é interessante para a saúde financeira da empresa.

A melhor hospedagem

Quando fazemos a reserva de hotel, precisamos observar alguns detalhes, como a estrutura que o hotel oferece, a existência de espaço para a realização de reuniões ou de trabalho remoto, por exemplo.

A localização do hotel também é um ponto a ser considerado, visto que o ideal é que esteja próximo ao local onde vão acontecer as atividades para não haver atrasos, além de gerar menos despesa com deslocamento.

5 passos para uma viagem de negócios de sucesso

A escolha certa da hospedagem já é um bom indício de que a viagem será um sucesso, porém, existem outras atitudes que precisam ser tomadas para fazer um bom plano de viagem. Confira, a seguir, cinco passos simples para garantir uma boa jornada de trabalho em outra cidade.

1 – Confirme os compromissos

Não deixe de entrar em contato para confirmar a realização de todos os compromissos da agenda. Descobrir que não haverá a reunião após ter viajado é um grande prejuízo e a viagem terá sido em vão.

2 – Compre as passagens previamente

Uma iniciativa que evita valores acima da média. Além de ter a possibilidade de escolher dias e horários que permitam mais tempo para o viajante poder se organizar ao chegar no destino.

3 – Reserve espaço para evento

Isso vale para a empresa que pretende promover congresso, conferência, lançamento, etc. Reserve previamente o espaço de eventos do hotel ou outro local que atenda aos requisitos para realizar a programação.

4 – Defina os veículos de transporte e deslocamento

O profissional vai precisar de táxi e/ou aplicativo de transporte ou a empresa vai alugar um carro para o colaborador? Não esqueça de avaliar o tempo de deslocamento e o custo com transporte durante a viagem.

5 – Elabore a agenda diária

Ao construir um roteiro de viagem você estará otimizando o tempo, item essencial em uma viagem de trabalho. O planejamento é feito a partir dos objetivos e das expectativas da empresa.

Viagem de trabalho é com a OpenTrips

Agora que você já sabe tudo o que é necessário para fazer um bom planejamento de viagem de trabalho, que tal contar com a experiência da OpenTrips? Você verá como será muito mais fácil ter uma equipe de excelência como parceira.

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