Em viagens corporativas, nem tudo que você gasta e consome faz parte da política de reembolso. Saiba como não cair em ciladas.
Planejar uma viagem a trabalho não é uma tarefa fácil. São muitos detalhes que exigem um planejamento bem-feito e realizado com antecedência. Uma das principais dúvidas que geram confusões no ambiente corporativo são as despesas que de fato são reembolsáveis. Quando a pauta é esta, várias dúvidas podem surgir.
Afinal, até onde vai a responsabilidade do funcionário até vai a da empresa? Como saber o que de fato está incluso na política de viagens da companhia? Devo acertar estes detalhes previamente com o meu gestor? Aconteceu um imprevisto e não sei como resolver? Pois bem, estes questionamentos são mais comuns do que imaginamos e surgem mesmo com empresas que possuem políticas de viagens bem definidas.
Neste artigo, respondemos a algumas dessas dúvidas e ainda explicitamos o que são as despesas reembolsáveis mais comuns. Despesas reembolsáveis são aquelas que são pagas ao funcionário em uma viagem a trabalho ou durante um período trabalhado fora do escritório.
Esta é uma medida prática para a companhia e é muito baseada na confiança entre ambas as partes. Os funcionários são os responsáveis por solicitar o reembolso e devem comprovar seus gastos, justificando qual o deslocamento envolvido. Em geral, este tipo de despesa pode incluir desde compras de equipamentos, software, assinatura ou qualquer outro tipo de recurso, material ou digital.
Mas a ideia deste post é tocar na pauta mais específica de despesas com viagens a trabalho. Dos gastos mais comuns – e que são reembolsáveis, temos:
- Custos com transporte local e deslocamento – Aqui, entende-se táxi, Uber, aluguel de veículos e etc;
- Custos com alimentação – importante ficar de olho na política corporativa que normalmente estabelece valores para cada refeição;
- Custos com documentação específica como passaporte, visto e etc;
- Custos com tecnologias e internet;
Já os custos com compra de pertences pessoais, perda ou dano de equipamentos pessoais, multas ou perda de voos normalmente não são inclusos nas políticas mais gerais da empresa. Por isso, é muito importante que os viajantes tirem todas as dúvidas antes dos deslocamentos, assim as confusões e dúvidas são evitadas.
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